Документационное обеспечение управления в ООО "Табыш"

Введение.............................................................................................................. 3
1. Теоретические основы документооборота ……………..………………….. 5
1.1 Основные понятия документооборота и делопроизводства….................... 5
1.2 Организация работы с документами…………………………....................
1.3 Номенклатура дел и ее роль в организации работы с документами…….
1.4 Подготовка документов к хранению и последующему использованию
1.5. Передача дел в архив и их хранение…………………………………..… 7
13
17
24
2. Документационное обеспечение управления в ООО "Табыш"…..……….. 31
2.1 Характеристика деятельности и структура ООО "Табыш"……………… 31
2.2 Особенности организации документационного обеспечения управления в ООО «Табыш»..............................................................................
2.3 Анализ систематизации и хранения документов в ООО "Табыш"………
32
37
Заключение…………...……………………………………….…………….…. 40
Список использованных источников……………….………………….……... 42

Весь текст будет доступен после покупки

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.
Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Весь текст будет доступен после покупки

1 Теоретические основы документооборота
1.1 Основные понятия документооборота и делопроизводства

Термин «документооборот» произошел в делопроизводстве в двадцатые годы. Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. Под делопроизводством понимается ведение документов, организованное в рамках предприятия, начинающееся с их подготовки или предоставления, предусматривающее последующую обработку, оформление, хранение до окончания работ исполнителя либо до переправки адресату. Стандартный документооборот предполагает обеспечение движения документа от его подготовки или предоставления до окончания выполнения, передачи в архив либо переправки (на основании Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Документ, в соответствии с определением, предложенным в ГОСТ Р 51141-98, является зафиксированной на каком-либо материальном носителе информацией с определёнными реквизитами, помогающими идентифицировать. Необходимо акцентировать внимание на таких словах, как: «движение документов». «Движение документов» - перемещение документов от одного сотрудника к иному. Путь документа осуществляется в соответствии с предписанным управленческим процессом. Необходимо отметить, что путь документации называется многоступенчатый сверху вниз, при наличии требований со стороны директора, чтобы документы сначала приносились ему для дальнейшего личного распределения по исполнителям. Сократить путь можно при помощи разделения функций среди структурных подразделений и сотрудниками. В этом случае основная часть документов будет оказываться у их непосредственных исполнителей. Установленный порядок распределения обязанностей, а также делегирование полномочий влияет на путь, продолжительность документов в процессе их согласования, а также подписания. Получается, что на документооборот влияет тип системы по управлению организации, выступает по отношению к ней вторичным. Он отображает систему управления, а также предоставляет возможность увидеть ее наглядно. В самом делопроизводстве документооборот изучается в виде функции коммуникации. Его реализация должна субординироваться, соотноситься с определёнными общими задачами делопроизводства в виде информационного обеспечения функционирования работы управленческого аппарата, его последующего хранения, документирования и применения до этого подготовленных сведений. Даже с учётом вторичности порядка самого движения необходимых документов относительно задач и целей предприятия, документооборот нужно регулировать и нормировать. Так, к примеру, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предложено закрепить сам порядок организации прохождения разных документов, обеспечиваемого внутри компании в особых технологических схемах, подготовкой которых заняты службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В подобных схемах следует отразить каждую стадию и пункты прохождения документных сведений, сроки на обработку и выполнение документов. В соответствии с общей технологической цепью движения и обработки документов можно выделить такие стадии: организация приёма и первичной обработки полученных документов; обеспечение предварительного изучения и распределения документов; организация регистрации документов; проверка выполнения; организация информационной и справочной деятельности; выполнение документов, их оформление, подготовка, организация согласования; отправление, либо передача в дело. Существуют три формы организации делопроизводства.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2003.
2. Шнякина Ю.Р. Документационное обеспечение управления. URL: http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm (дата обращения: 15.02.2012г.
3. Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всех специальностей и всех форм обучения. - М., МГУТУ, 2008.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. С.2.
5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.-271 с.;
6. Янковая В.Ф. Документы и системы документации. URL: http://profiz.ru/sr/1_2006/1563/(дата обращения: 03.04.2012г.)
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005. -224 с.
8. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.
10. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под. Ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Весь текст будет доступен после покупки