Информационная поддержка электронного архива научной библиотеки

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВA 1. ТEOРЕТИЧЕСКИE AСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ AРХИВОВ 6
1.1. Понятиe электронногo aрхива 6
1.2. Нормативно-правовая база хранения документов организации в электронном архиве 10
1.3. Организация хранения документов организации в электронном
архиве 11
1.4. Требования к системе электронного архива 26
ГЛАВA 2. OРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ AРХИВA В НАУЧНОЙ БИБЛИОТЕКЕ 39
2.1. Характеристикa базы исследования 39
2.2. Организация хранения документов в архиве Ленинградской областной универсальной научной библиотеки 45
2.3. Методика сравнительного анализ систем электронного архива 59
2.4. Сводная характеристика систем электронного архива 64
2.5. Рекомендации по выбору и внедрению системы электронного архива в научной библиотеке 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 75
Приложения 83
Приложениe 1. 83
Приложениe 2. 84

Весь текст будет доступен после покупки

Актуальность исследования. Электронный архив - система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание статуса использования документа, быстрый и удобный поиск.
Каждый сталкивался с поиском необходимого документа на полках, от пола до самого потолка забитых огромным количеством бумаг, на это уходит большое количеств времени. Но есть решение данной проблемы, это электронный архив.
Электронный архив документов - это поисковая система, с помощью которой можно найти необходимую информацию. Архивирование - это, прежде всего,технология ипроизводственный процесс, гарантирующий весь цикл сохранения документов,от экспертизы ценности до использования, через учет, описание, сохранение и разработку исследовательских и справочных устройств. Внедрение этой системы начинается с необходимости структурирования электронной информации, текстовой, мультимедийной или графической: подписанных контрактов, ключевых финансовых документов, технической и проектной документации.
Вопросы,практика и рекомендации по организации архивирования электронных документов не будут одинаковыми в разных организациях. Это зависит от организационно-правовой формы этих организаций, типа документов, подлежащих архивированию, из адач, которые должен решать архив. Однако, приоритетом для этих различий является срок, установленный для сохранения электронных документов.
Изученность вопроса. На современном уровне развития информационных технологий есть возможность реализовать электронные архивы. В отличие от традиционного архива, электронный архив позволяет уменьшить затраты времени на управление архивом, снизить потребность к бумажным документам с помощью доступа к электронному образу документов, а также минимизировать требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы.

Весь текст будет доступен после покупки

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ
1.1. Понятие электронного архива
Деятельность любой организации связана с накоплением различных видов документов. Работа требует регулярного обращения к созданным документам. [28] Цель этого может быть различной:
• дополнение существующих данных новой информацией;
• сравнительный анализ аналогичных показателей за разные периоды времени;
• отслеживание движения документов, которые регламентируют работу (договоров, нормативных актов) и т.п.
Для эффективного управления документацией в организации важно,чтобы все документы надежно хранились в четкой структуре и могли быть извлечены за короткое время. [7]
Централизованные электронные хранилища данных-это способ систематического хранения всех документов втечение длительного времени и их быстрого поиска. Это позволяет избавиться от больших объемов информации на бумаге и значительно сократить время поиска. Реализация программы электронного документооборота предполагает организацию электронного архивирования как одной из функций СЭД, однако система электронного архивирования может существовать и как самостоятельный продукт. [27]
Система позволяет быстро выполнять различные функциональные требования, которые ранее были обязанностью сотрудников и требовали много времени на реализацию.Система позволила:
• Организовать упорядоченное структурирование всех архивных документов. Система электронного архивирования создает структурную иерархию, разделяя все существующие документы в соответствии с их характерными атрибутами. Созданные документы автоматически помещаются в определенные архивные папки на основании характеристик,определяющих их положение в общей иерархии документов.
• Выполнять быстрый поиск с использованием инструментов электронного архива(текст, атрибуты, шаблоны поиска). [11]
• Организовать индивидуальный доступ к документам. Руководители должны иметь возможность доступа ко всем данным документов, поскольку от них зависит успех управления документооборотом. Для подчиненных сотрудников можно установить ограничения, чтобы они могли получить доступ только к тем документам, которые имеют отношение к их непосредственной работе. Это гарантирует, что все данные хранятся надежно. [8]
• Обеспечивать совместимость со всеми компонентами системы и интеграцию со всеми хранимыми средствами обработки документов, включая корпоративные приложения. [26]
• Безопасное хранение больших объемов информации. Электронные архивы и базы данных могут содержать самую разнообразную информацию (деловая переписка, проекты компании, финансовые контракты, технические спецификации, данные о сотрудниках, документы организационного или распределительного характера). Системы электронного архивирования всегда тестируются перед внедрением и при запуске в производство безупречно подтверждают свою способность архивировать огромное количество документов в различных форматах. [25]

Весь текст будет доступен после покупки

1. Указ Президента РФ от 12 апреля 2019 г. № 162 “Об утверждении перечня информации о деятельности Федерального архивного агентства, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
2. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
3. Федеральный закон "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" от 09.02.2009 № 8-ФЗ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
4. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения : 28.02.2022.
7. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях от 11.04.2018 № 44 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
8. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
9. Приказ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук»[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
10. Приказ от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
11. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
12. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документooборота"[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.
13. Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 "О мерах по совершенствованию электронного документooборота в органах государственной власти"[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/. – Дата обращения :28.02.2022.

Весь текст будет доступен после покупки