Глава I. Теоретические основы организации хранения электронных документов
1.1 Понятие и виды электронных документов
В современном мире требование к эффективности деловых процессов ставит под вопрос традиционный вид документооборота. Совершенствование информационных технологий приводит к появлению новых форм передачи и хранения данных.
Электронный документ – это информация, зафиксированная электронным способом, представленная в цифровой форме, и имеющая определенную структуру, позволяющую её идентифицировать, хранить, обрабатывать и передавать с использованием компьютерных технологий. Цифровые документы, приходя на смену бумажным, предоставляют весомые преимущества. Их использование ощутимо облегчает работу с данными, улучшает хранение и доступность, а также сокращает расходы на печать и пересылку. В отличие от привычных бумажных документов, электронные версии гибки и легко масштабируются. Информацию в них легко копировать, редактировать, перемещать и объединять с другими сведениями, что открывает большие возможности для автоматизации рабочих процессов и создания комплексных информационных систем. Благодаря упорядоченной структуре электронного документа, поиск нужной информации становится быстрым и простым, можно эффективно фильтровать и анализировать данные, что значительно повышает продуктивность при работе с большими объемами информации.
Виды электронных документов можно классифицировать по различным критериям. Оригинальные электронные документы (ОЭД), которые изначально создаются в цифровом формате с использованием специализированного программного обеспечения и, при необходимости юридической значимости, заверяются электронной подписью (ЭП). Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (63-ФЗ) определяет виды электронной подписи, устанавливает требования к средствам электронной подписи и регулирует отношения в области использования электронной подписи. В качестве примера можно упомянуть цифровые соглашения, внутренние инструкции, онлайн-формы, а также цифровые изображения и видеофайлы. Помимо этого, существуют электронные копии документов (ЭКД), формируемые путем сканирования или фотосъемки бумажных оригиналов. Для придания им юридической силы требуется подтверждение квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица. К этой категории относятся, к примеру, переведенные в цифровой формат копии распоряжений, актов, записей заседаний, переписки, договоров и личных дел. Наконец, существуют электронные представления документов, которые подобны электронным копиям, однако создаются с применением иных способов, таких как захват изображения с монитора.
Весь текст будет доступен после покупки
