Организация хранения документов в электронном виде. Информатизация в ведении архивного дела.

Введение 3
Глава I. Теоретические основы организации хранения электронных документов 5
1.1 Понятие и виды электронных документов 5
1.2 Преимущества и недостатки электронного документооборота и хранения 7
1.3 Основные принципы организации хранения электронных документов 9
Глава II. Информатизация архивного дела: современное состояние и перспективы 12
2.1 Роль информационных технологий в архивном деле 12
2.2 Проблемы и перспективы внедрения информационных технологий в архивы 14
Заключение 16
Литература: 17

Весь текст будет доступен после покупки

Актуальность. В современных условиях, характеризующихся масштабным переходом к цифровому делопроизводству в государственных и коммерческих организациях, традиционные методы хранения документов на бумаге становятся все менее эффективными и экономичными, не отвечая требованиям оперативного доступа к информации, масштабируемости и долгосрочной сохранности. Как следствие, организация эффективного хранения документов в электронном виде и информатизация архивного дела приобретают особую значимость, поскольку цифровизация документооборота является приоритетным направлением развития и приводит к экспоненциальному росту объема электронных документов, требующих централизованного и безопасного хранения. Это влечет за собой необходимость разработки и внедрения комплексных стратегий управления электронными архивами, включающих выбор оптимальных форматов файлов для долговременного хранения, создание эффективных систем метаданных для облегчения поиска, а также обеспечение соответствия нормативно-правовым требованиям, регулирующим электронный документооборот и архивирование. Не менее важным является внедрение современных информационных технологий в архивное дело, позволяющих автоматизировать процессы обработки, хранения и предоставления доступа к архивным документам, обеспечивая тем самым сохранность исторического и культурного наследия.

Весь текст будет доступен после покупки

Глава I. Теоретические основы организации хранения электронных документов

1.1 Понятие и виды электронных документов

В современном мире требование к эффективности деловых процессов ставит под вопрос традиционный вид документооборота. Совершенствование информационных технологий приводит к появлению новых форм передачи и хранения данных.
Электронный документ – это информация, зафиксированная электронным способом, представленная в цифровой форме, и имеющая определенную структуру, позволяющую её идентифицировать, хранить, обрабатывать и передавать с использованием компьютерных технологий. Цифровые документы, приходя на смену бумажным, предоставляют весомые преимущества. Их использование ощутимо облегчает работу с данными, улучшает хранение и доступность, а также сокращает расходы на печать и пересылку. В отличие от привычных бумажных документов, электронные версии гибки и легко масштабируются. Информацию в них легко копировать, редактировать, перемещать и объединять с другими сведениями, что открывает большие возможности для автоматизации рабочих процессов и создания комплексных информационных систем. Благодаря упорядоченной структуре электронного документа, поиск нужной информации становится быстрым и простым, можно эффективно фильтровать и анализировать данные, что значительно повышает продуктивность при работе с большими объемами информации.
Виды электронных документов можно классифицировать по различным критериям. Оригинальные электронные документы (ОЭД), которые изначально создаются в цифровом формате с использованием специализированного программного обеспечения и, при необходимости юридической значимости, заверяются электронной подписью (ЭП). Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (63-ФЗ) определяет виды электронной подписи, устанавливает требования к средствам электронной подписи и регулирует отношения в области использования электронной подписи. В качестве примера можно упомянуть цифровые соглашения, внутренние инструкции, онлайн-формы, а также цифровые изображения и видеофайлы. Помимо этого, существуют электронные копии документов (ЭКД), формируемые путем сканирования или фотосъемки бумажных оригиналов. Для придания им юридической силы требуется подтверждение квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица. К этой категории относятся, к примеру, переведенные в цифровой формат копии распоряжений, актов, записей заседаний, переписки, договоров и личных дел. Наконец, существуют электронные представления документов, которые подобны электронным копиям, однако создаются с применением иных способов, таких как захват изображения с монитора.

Весь текст будет доступен после покупки

1. ГОСТ – 7.0.8 – 2013 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; URL: https://legalacts.ru/doc/gost-r-708-2013-natsionalnyi-standart-rossiiskoi-federatsii/ (дата обращения: 12.05.2025).
2. Е.С. Смирнова статья про «Электронный архив как инструмент документоведения и архивоведения». - 2019; URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-arhiv-kak-instrument-dokumentovedeniya-iarhivovedeniya/viewer (дата обращения: 12.05.2025).
3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 5-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2025. — 545 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-20027-0. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/581143 (дата обращения: 14.05.2025).
4. Митякова, О. В. Информационные технологии в управлении документацией: учебное пособие / О. В. Митякова. — Москва : КноРус, 2022. — 216 с.
5. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив); URL: http://archives.ru/ (дата обращения: 12.05.2025).
6. С.А. Сологубова статья про «Процесс информатизации архивного дела как перспективное направление современного общества». - 2022 Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/protsess-informatizatsii-arhivnogo-dela-kakperspektivnoe-napravlenie-sovremennogo-obschestva/viewer (дата обращения: 12.05.2025, доступ свободный).

Весь текст будет доступен после покупки