Особенности работы с входящими документами в организации

Введение 3
1. Понятие и принципы документооборота 6
1.1. Работа с входящими, исходящими и внетренними документами 6
Рисунок 1 - Схема движения документов в учреждении 7
1.2. Организация работ с документами 9
1.3. Особенности организации работы с входящими документами 12
2. Работа с входящими документами 14
2.1. Входящие документы 14
2.2. Поступившие документы 14
2.3. Работа с исходящими документами 14
2.4. Этапы работы с исходящими документами 15
2.5. Порядок работы с исходящими документами 15
2.6. Регистрация и контроль исполнения документов 17
2.7. Обработка входящих документов 23
2.8. Организация работы с исходящими документами 27
3. Работа с внутренними документами 35
3.1. Понятие внутренних документов 35
3.2. Этапы и порядок работы в внутренними документами 35
3.3. Инструкция для организации работы с документами 36
Заключение 42
Список использованной литературы 43
Приложение 1 45
Приложение 2 46
Приложение 3 47

Весь текст будет доступен после покупки

Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле договоры, прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании - рекламные материалы, на транспорте - билеты, расписание движения поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании - учебные планы, государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки.
Документом является и денежный знак. Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются.
По истечении времени часть документов может снова попасть в работу уже как историческое или культурное наследие. Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.
Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь текст будет доступен после покупки

1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦЫПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ, ИСХОДЯЩИМИ И ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).


Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
2. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
3. Абуладзе Д. Г., Выпряжкина И. Б., Маслова В. М.. Документационное обеспечение управления персоналом. М.: Юрайт, 2023. 375 с.
4. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). — М.: КноРус, 2020. — 216 с.
5. Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. — М.: Юрайт, 2020. — 104 с.
6. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с.
7. Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
8. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
9. Доронина Л. А., Иритикова В. С. Документационное обеспечение управления. М.: Юрайт, 2023. 271 с.

Весь текст будет доступен после покупки