Повышение эффективности контроля за исполнением документов (на примере «отдела спорта Администрации муниципального района Козельский район Калужской области»)

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….….3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………..8
1.1 Понятие, значение и организация контроля за исполнением документов…..8
1.2 Формы контроля за исполнением документов, виды и сроки исполнения…………………………...……………………………………………..11
1.3 Этапы контроля исполнения документов, постановка, проверка, снятие, направление и учет………………………………………..……………………..…20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ СПОРТА АДМИНИСТРАЦИИ МР КОЗЕЛЬСКИЙ РАЙОН…………………...26
2.1 Организационные и контрольные службы документационного обеспечения на уровне районной Администрации…………………………………………..…26
2.2 Анализ процесса обработки и контроля входящих, исходящих документов в подведомственных организациях…………………………………………….…...37
2.3 Правовое обеспечение организации контроля и исполнение документов на уровне районной администрации…………………………..…………………….45
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………….....51
3.1 Разработка предложений и мероприятий по совершенствованию контроля за исполнением документов………………………………………………………......51
3.2 Определение эффективности предлагаемых мероприятий…………….........61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..86
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ……..………………………………88
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….…93

Весь текст будет доступен после покупки

Актуальность избранной тематики исследования обусловлена тем, что в настоящее время для значительной части российских государственных организаций и коммерческих предприятий характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что рациональная и четко организованная работа с документами, определяющая документационное обеспечение управления, способна существенно повысить эффективность деятельности организации .
Контроль за исполнением документов и реализацией принятых решений представляет собой одну из ключевых функций управления, целью которой выступает содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов и отдельных сотрудников [14, c.173].
Как правило, основная проблема, детерминирующая необходимость автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом организации, когда крайне важно сохранить контроль над протекающими процессами. Импульсом к внедрению системы контроля зачастую выступают постоянные задержки в реализации распоряжений руководителя или исполнении заявок клиентов, причины которых бывает непросто выявить и устранить [19, с.38].

Весь текст будет доступен после покупки

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие, значение и организация контроля за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [15, c. 18].
В контроле исполнения документов можно выделить:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [3, с. 13].
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины [7, с. 68].
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки [13, с.15]. Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов [8, c. 95].
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок [21, с. 156]. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19).

Весь текст будет доступен после покупки

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями)
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2015 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с последующими изменениями и дополнениями)
3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов.
4. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 284.
5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. М.: Бизнес школа, 2020. - 224с.
6. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2020
7. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, переработанное и дополненное М.: ЗАО Бизнес-школа Интел Синтез, 2020. - 187с.

Весь текст будет доступен после покупки