Проблемы анализа и модернизации систем документооборота на предприятии.

Введение 3
Глава 1 Теоретические аспекты внедрения систем электронного документооборота 5
1.1 Основные особенности и функции систем электронного документооборота 5
1.2 Преимущества и проблемы, связанные с внедрением СЭД 7
1.3 Анализ ключевых систем электронного документооборота 8
1.4 Исследование методик и методологий внедрения СЭД 10
Глава 2 Разработка проекта по внедрению электронного документооборота на примере ПАО 14
2.2 Разработка необходимых требований СЭД для компании 15
2.3 Выбор СЭД для предприятия 17
2.4 Разработка технического задания на внедрение электронного документооборота 22
2.5 План-график проекта, стадии проекта 24
Глава 3 Оценка эффекта от внедрения СЭД 28
3.1 Экономическая эффективность внедрения СЭД 28
3.2 Ожидаемый эффект от внедрения СЭД 29
3.3 Изменение в структуре ИТ-отдела 30
Заключение 33
Список используемой литературы 34

Весь текст будет доступен после покупки

«В настоящее время документы используются в качестве общего инструмента управления для обеспечения взаимодействия между подразделениями и отдельными сотрудниками. Успех управления всей организацией зависит от того, как грамотно и быстро оформлять документы. Эксперименты показали, что 86% от общего количества рабочего времени сотрудников используется для подготовки, ведения, заполнения, копирования и передачи файлов» [2].
Актуальность этого исследования заключается в том, что каждая организация или компания в различных сферах деятельности стремится к максимальной автоматизации работы. Этот факт позволяет экономить финансовые и производственные ресурсы.
Цель работы - разработать рекомендации по повышению эффективности применения электронного документооборота в Филиал ПАО «ГАЗПРОМ газораспределение Ростов-на-Дону» в г.Батайске.
Для достижения этой цели необходимо решить некоторые задачи:
- провести теоретический обзор использования систем документооборота в организации;
- исследовать организационно-экономическую структуру организации;
- провести анализ существующей системы электронного документооборота организации (выявить проблемы и недостатки);
- разработать предложения по совершенствованию электронного документооборота в Филиал ПАО «ГАЗПРОМ газораспределение Ростов-на-Дону» в г.Батайске. Объект исследования - Филиал ПАО «ГАЗПРОМ газораспределение Ростов-на-Дону» в г. Батайске.

Весь текст будет доступен после покупки

Глава 1 Теоретические аспекты внедрения систем электронного документооборота
1.1 Основные особенности и функции систем электронного документооборота
Деятельность любого предприятия, независимо от его размера, связана с обработкой документов. Для успешного развития компании необходимо придерживаться верного подхода по управлению ресурсами. Внедрение электронной документации позволяет более эффективно управлять ресурсами организации. Внедрение СЭД позволяет автоматизировать достаточно много ежедневных операций, таких как передача, хранение и обработка документов. Система необходима не для полного отказа от бумаги, а скорее для создания удобного функционала по управлению бизнесом.
Можно выделить следующие основные цели внедрения системы электронного документооборота для компаний:
- Улучшение управления и организации работ. Благодаря СЭД формируется единое пространство, которое хранит всю документацию. Сотруднику становится достаточно просто получить доступ к необходимым ему материалам. Достаточно сильно упрощается контроль со стороны руководства - можно оперативно определить в какой стадии находится та или иная задача;
- Получение достоверных данных об объеме использующейся документации и времени работы сотрудников. Появляется возможность провезти анализ работоспособности сотрудников и отдельных отделов;
- Увеличение качества выполняемой работы на предприятии. Значительно уменьшается время на обработку поступающих запросов, снижается время на обработку внутренних задач, а также при помощи подготовленных шаблонов сокращается время на выполнение рутинных операций. Кроме этого, значительно снижается время на согласование документов;
- Внедрение новейшего программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов.
К основным задачам, которые решают системы электронного документооборота относятся:
- Создание документов по заранее подготовленным шаблонам;
- Создание единого систематизированного места хранения данных на предприятии;
- Использование ролевой модели для сокращения доступности к документам сотрудникам разных групп;
- Организация документации, идущей на согласование;
- Сортировка файлов и материалов согласно выставленным критериям.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Байдыбекова С.К. Проблемы и эффекты от внедрения
автоматизированных информационных систем // Вопросы управления. - 2013. - № 2. [Электронный ресурс]: URL:https://otherreferats.allbest.ru/
management/01194230_0.html#text.
2. Башкатова Ю.И. Современные информационные технологии как фактор повышения качества управленческих решений и конкурентоспособности организаций. - Москва ИНФРА-М, 2014. - 330 с.
3. ГОСТ 24.703-85 «Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения».
4. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы, стадии создания».
5. ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. - М.:Стандартинформ. - 2013. - 79 с.
6. ГОСТ Р 544471-2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. - М: Стандартинформ. - 2012. - 41 с.
7. ГОСТ Р 54989-2012. Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. - М.: Стандартинформ. - 2013. - 22 с.
8. Грекул В.И. Управление внедрением информационных систем: учебное пособие / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - Москва: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ;Лаборатория знаний, 2008. - 239 с.

Весь текст будет доступен после покупки