В наше время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйственные субъекты, независимо от их производственной направленности или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют веское внимание делопроизводству и правильному ведению документации.
В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой нужной информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые обязаны обладать высоким уровнем «компьютерной» грамотности, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.
Согласно данным ООН в 2018 году различные технологии электронного правительства применялись в 193 странах мира. В 2018 году Россия заняла 32, что является её лучшим результатом и по сей день, так как в 2020 году Россия заняла 36 место. В лидерах 2018 года оказалась Дания, которая и на момент 2020 года сохраняет за собой первое место . Одной из главных причин распространения технологий электронного правительства является ряд положительных факторов, которые достигаются в процессе внедрения новейших информационно-коммуникационных технологий в процесс государственного управления. Среди таких факторов можно выделить следующие: снижение уровня бюрократии; повышение уровня открытости деятельности государственных органов; повышение уровня доверия граждан к органам власти; снижение политической напряженности в стране; снижение временных и материальных издержек в процессе осуществления государственного управления. Это далеко не полный перечень факторов, которые возникают при внедрении и развитии технологий электронного документооборота и делопроизводства, что свидетельствует об их важной роли в современном государственном управлении.
С развитием новых информационно-коммуникационных технологий появляются и новые способы их применения в различных отраслях общественной жизни. Поэтому вместе с появлением новых технологий электронного правительства необходимо разрабатывать и новые пути их внедрения в управленческие процессы .
Одним из главных элементов построения электронного документооборота являются порталы по оказанию государственных и муниципальных услуг . Даная технология обеспечивает быстрый доступ граждан к актуальной информации ответам на волнующие их вопросы, а также позволяет гражданам напрямую взаимодействовать с государственными служащими посредством снятия административных барьеров в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.
Электронный документооборот также является неотъемлемой частью повседневной работы в органах государственного или муниципального управления. Цифровизация документооборота позволила ведомствам ускорить свою деятельность и быстрее работать не только с обращениями граждан, но и быстрее взаимодействовать друг с другом. Убедился я в этом на личном опыте, пройдя три практики в Министерстве цифрового развития и связи Новосибирской области за время обучения в высшем учебном заведении (учебная, производственная и преддипломная).
Тема данной дипломной работы является актуальной, потому как электронный документооборот играет крайне важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом расширяет ареал своего применения. Число документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот и делопроизводство, устойчиво растет. Это связано с развитием информационно-коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, с другой – просто принуждающих делопроизводителей идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.
Проблема, с которой я столкнулся при непосредственном соприкосновении с СЭДД Правительства Новосибирской области, заключается в том, что при периодических крупных обновлениях системы разработчики и пользователи порой сталкиваются с багами, недоработками новой версии.
В связи с вышеописанными факторами, в своей дипломной работе я задаюсь следующей целью: разработать рекомендации по совершенствованию процесса трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области.
Для выполнения поставленной цели предстоит выполнить следующие задачи:
1) Изучить понятие электронного документооборота, изучить современные подходы к цифровой трансформации документооборота;
2) Изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую процесс трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области;
3) Проанализировать процесс цифровой трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области;
4) Проанализировать проблемы, с которыми сталкиваются разработчики и пользователи при переходе на обновлённую версию системы электронного документооборота и делопроизводства;
5) Разработать рекомендации по совершенствованию процесса трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области.
Объектом исследования является система электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области.
Предметом исследования выступает процесс трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области.
Методы исследования:
• Детальное изучение и анализ личного опыта использования и работы с СЭДД Правительства НСО;
• Изучение и анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей изменения, которые происходят с самой СЭДД непосредственно;
• Изучить запросы пользователей СЭДД в техническую поддержку, связанные с проблемами, с которыми они сталкиваются в ходе рабочего процесса;
• Выявление наиболее оптимальных путей трансформации СЭДД из отечественных и зарубежных источников литературы.
В литературе тема электронного документооборота проанализирована неполно. Ю.М.Кукарина подробно характеризует нормативную базу затрагивающую вопросы формирования понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Автором рассматриваются первые нормативно-правовые и методические документы об электронном документе, ГОСТы 1994 г. об электронной цифровой подписи, электронный документ в законодательных актах и Федеральный закон об электронной цифровой подписи.
М.П. Бобылева раскрывает преимущества электронного документооборота . Автор А.В.Бадьина отмечает особенности автоматизации документооборота российских предприятий, обозначает наиболее типичные пути осуществления этого процесса и перспектив развития рынка СЭДД.
В.Э.Баласанян подчеркивает потребности организаций в автоматизации работ с документами и исследует требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.
Е.С.Истомина анализирует электронно-цифровую подпись как реквизит электронного документа, основы и принципы использования ЭЦП в системе электронного документооборота. А также рассмотрены проблемы, возникающие при использовании ЭЦП и пути их решения.
Очень подробно и доступно информация о системах электронного документооборота изложена на сайте компании Decision Support Systems [http://www.dssconsulting.ru], который часто обновляется, публикуются интересные и полезные статьи о системах электронного документооборота. Также необходимо отметить сайт компании Cognitive Technologies [http://www.cognitive.ru], которая является признанным авторитетом в области разработки современных компьютерных технологий, ее высокий профессионализм признан во всем мире.
Также вопросы, касающиеся электронного документооборота, затронуты рядом нормативных документов.
Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов .
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина, М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, и А.В. Пшенко.
В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
Дополнительный импульс развитию информационных технологий и переводу документации в электронный вид в нашей стране придала федеральная целевая программа "Электронная Россия на 2002-2010 годы" .
Таким образом, можно сделать вывод, что авторы различных статей, рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения ЭД, другие подчеркивают, то, насколько важно верно определить ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.
Под объектом исследования стоит понимать материальное явление или предмет, на который направлена познавательная деятельность. Существует вне зависимости от сознания человека. Объектом считается часть научного знания, которую исследователь выбрал для изучения.
Под предметом исследования стоит понимать аспект проблемы, в результате исследования которого, познается целостный объект, выделяются его наиболее существенные признаки. Предмет исследования позволяет персонифицировать в рамках дисциплины непосредственное явление или процесс.
Теоретической основой выпускной квалификационной работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
Практическая значимость исследования заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию процесса трансформации системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, что позволит оптимизировать дальнейший процесс трансформации платформы с учётом обратной связи пользователей.
Весь текст будет доступен после покупки
