Современные требования к профессии секретаря. Анализ профессионально-личностных качеств и направления их развития (на примере ИФНС России №4 по г.Краснодару)

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ …….5

1.1 Роль секретаря в деятельности организации ……………………………….5
1.2 Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность секретаря………………………………………………………………………….13
1.3 Профессиональные и личностные качества секретаря ……………………16

2 АНАЛИЗ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ЛИЧНОСТНЫХ КАЧЕСТВ СЕКРЕТАРЯ ИФНС РОССИИ №4 ПО Г. КРАСНОДАРУ И НАПРАВЛЕНИЯ ИХ РАЗВИТИЯ…………………………………………...23

2.1 Характеристика деятельности ИФНС России №4 по г. Краснодару. …….23
2.2 Анализ профессионально-личностных качеств секретаря ИФНС России №4 по г. Краснодару…………………………………………………………….28
2.3 Анализ проблем деятельности секретаря и разработка рекомендаций по совершенствованию профессионально-личностных качеств секретаря ИФНС России №4 по г. Краснодару……………………………………………………35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………..42

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………….44

ПРИЛОЖЕНИЕ ………………………………………………………………..49

Весь текст будет доступен после покупки

Тема исследования связана с возрастающим значением секретаря в работе любой организации. В современных условиях роль секретаря значительно изменилась, сдвинувшись от помощника к секретарю-референту. Ни одна организация, фирма или предприятие не может функционировать без секретаря. В свою очередь, каждый руководитель должен иметь помощника (секретаря-референта, секретаря), который будет заниматься его организационной и информационной работой, а также поддерживать высокий уровень авторитета руководства.

Одним из ключевых вопросов, связанных со секретарской работой, является статус этой профессии. Престижность и статус профессии всегда влияют на выбор молодыми поколениями. Если статус профессии невысок, то вряд ли можно рассчитывать на приток кандидатов с высоким профессионализмом.

Секретарь - это самостоятельный помощник, который обеспечивает работу руководителя, структурного подразделения или всей организации, занимается документацией и может принимать самостоятельные решения, не требуя постоянного контроля руководства. Секретарь также имеет право на суждения по вопросам, связанным с его обязанностями.

Квалифицированный секретарь значительно снижает нагрузку на руководителя, освобождая до 30% его рабочего времени. Кроме того, секретарь предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Современный секретарь - это высококвалифицированный специалист с высоким уровнем интеллекта, хороший коммуникатор, компетентный в вопросах информационных технологий, психологии и иностранных языков.

Развитие рыночных отношений и появление новых (негосударственных) организаций вызвали резкий рост спроса на квалифицированных профессионалов в секретарском деле. Это привело к повышению статуса и престижности профессии секретаря.

Объектом исследования является деятельность секретаря организации. Предметом исследования являются профессионально-личностные качества секретаря. Основной целью работы является изучение требований к современным секретарям и разработка рекомендаций по совершенствованию их профессионально-личностных качеств в ИФНС России №4 в г. Краснодаре.

Весь текст будет доступен после покупки

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

1.1 Роль секретаря в деятельности организации

Позиция секретаря является неотъемлемой для любого предприятия. Важные бизнесмены и руководители, такие как генеральный директор или национальный менеджер, нуждаются в помощи секретарей. Задача секретаря состоит в том, чтобы облегчить их работу, разделив на себя часть обязанностей, не требующих прямого вмешательства руководителя.

Эти обязанности чаще всего связаны с работой в офисе, такими, как отвечать на электронные письма, организовывать встречи и предоставлять разрешения, но конкретные обязанности могут варьироваться в зависимости от отрасли и характера работы.

И.Н. Кузнецов характеризует должность секретаря как административную роль, играющую важную функцию в бизнесе. Секретари обычно выполняют различные второстепенные задачи для руководителей.

Секретари находятся в государственных и неправительственных организациях, и они становятся неотъемлемой частью любой организации. Их роль невозможно заменить, когда дело касается выполнения множества мелких, но важных задач в организации.

Они выступают в роли посредников, осуществляющих большую часть работы в компании. Вот некоторые типичные роли и обязанности секретаря:

1. Ответ на телефонные звонки
Секретари часто являются первым контактным лицом для любого, кто хочет связаться с руководителем. Они похожи на привратников, которые позволяют доступ только выбранным людям к ответственному лицу.

Они принимают вызовы и сообщения от клиентов и иногда передают их от имени руководителя. Хотя такая практика не всегда используется, она встречается в большинстве офисов, и секретарь отвечает за ее выполнение. Например, политик не всегда может отвечать на все звонки или сообщения. В таких случаях секретарь берет на себя роль и направляет каждого звонящего по соответствующему каналу. Секретари обладают опытом, необходимым для направления человека и определения, что является наиболее важным для его начальника.

Обычно сначала секретарь общается с незнакомым звонящим и узнает цель звонка. Если она считает его подходящим, только тогда она его передает начальнику.

Весь текст будет доступен после покупки

Нормативно-правовые акты:

1. Конституция Россиискои Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 01.07.2020) // Консультант +.
2. Гражданскии кодекс РФ. Часть первая: Федеральныи закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Консультант +.
3. Трудовои кодекс Россиискои Федерации. Федеральныи закон от 30.12. 2001 № 197-ФЗ // Консультант +.
4. О языках народов Россиискои Федерации: Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД И ВС РСФСР. – 1991. – № 50. – Ст. 1740; Собрание законодательства РФ. 2002. № 50. Ст. 4926.
5. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 Национальныи стандарт Россиискои Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) [Электронныи ресурс] // Справочно-поисковая система «КонсультантПлюс».- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document.
6. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальныи стандарт Россиискои Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017.
7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Обшие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегиеи Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) [Электронныи ресурс] // Справочно-поисковая система «КонсультантПлюс».- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document.

Весь текст будет доступен после покупки