Внедрение системы электронного документооборота ООО КЬЮ-ЦЕНТР

Введение 4
1 Теоретические основы системы электронного документооборота 9
1.1 Основные понятия системы электронного документооборота 9
1.2 Документооборот и формы его организации 17
1.3 Основные функции и принципы организации электронного документооборота 25
1.4 Информационные системы электронного документооборота 31
2 Анализ системы документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 40
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО КЬЮ-ЦЕНТР 40
2.2 Оценка системы документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 49
2.3 Оценка уровня информатизации управления в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 57
2.4 Анализ влияния системы документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР на эффективность деятельности организации 66
3 Совершенствование системы документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 73
3.1 Рекомендации по внедрению системы электронного документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 73
3.2 Оценка рисков внедрения системы электронного документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР 77
3.3 Анализ и оценка ожидаемых результатов реализации предложений по внедрению системы электронного документооборота в ООО КЬЮ-ЦЕНТР …….81
Заключение 86
Библиографический список 91
Приложения 100

Весь текст будет доступен после покупки

Сегодня становление и стремительное развитие информационных технологий максимально тесно связано с повседневностью и с экономической деятельностью по всем направлениям и сегментам народного хозяйства. Автоматизация всего перечня процессов, связанных с выполнением трудовых обязанностей персоналом, и перевод информации в электронный формат – это один из ключевых процессов современной информатизации на микроуровне.
На сегодняшний момент времени уменьшается практика хранения большей части документов в бумажном виде путем их превращения в хранимые на персональном компьютере цифровые виды. Но с позиции удобства управления массивами информации оба варианта хранения и обработки документов слабо отличается между собой. Размер информации повышается, а в качестве инструмента ее анализа и оценки по-прежнему выступает ручной труд. При этом для повышения эффективности ведения управленческой деятельности необходимо повышать аналитические возможности сотрудников, работающих с информацией. Практическое решение указанной проблемы сегодня часто связывается с подготовкой и внедрением особых информационных систем, использование которые позволяет минимизировать объем обрабатываемых данных по конкретным критериям.
Внедрение и использование систем электронного документооборота на уровне предприятий и организаций позволяет повысить скорость протекания процессов обработки данных путем снабжения персонала интуитивно- понятным клиентским интерфейсом и требуемым функционалом. Выделяется серьезное число разных систем электронного документооборота. Однако все их объединяет высокий уровень доступности большого числа документов для обработки благодаря наличию возможности по использованию только одного приложения, что для конкретного пользователя на выходе позволяется снижать издержки времени и труда для генерирования нужного положительного результата.

Актуальность темы настоящего исследования обусловлена тем, что растущий объем поступающей в экономические субъекты информации в единицу времени для обеспечения их нормального функционирования требует необходимости использования радикально новых подходов в работе с бумажными документами. Обширное внедрение системы электронного документооборота в экономическую практику признается наиболее целесообразным способом для решения стоящих перед собственниками бизнеса и его наемным менеджментом задач по совершенствованию процессов производства и обращения, а так же по снижению трудозатрат при работе с массивами информации.
Цель данной работы – провести анализ и разработать меры по повышению эффективности деятельности организации за счет внедрения системы электронного документооборота ООО КЬЮ-ЦЕНТР.

Весь текст будет доступен после покупки

1 Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1 Сущность и значение системы электронного документооборота
в современной организации

На текущем этапе развития рыночной среды повышается частота появления примеров, связанных с переходом отечественного бизнеса с применения бумажных носителей информации на применение электронных носителей информации. Для принятия и последующей реализации подобного своего решения руководитель бизнеса должен четко разбираться в понятийном аппарате, сущности и в наборе функционала действующих систем электронного документооборота. В этой связи далее необходимо отметить следующее. Под электронным документооборотом рекомендуется понимать обмен документами с применением ресурсов сети Интернет. Использование подобной технологии соответствующему пользователю дает возможность и отправлять, и получать интересуемые его документы. В системе данного документооборота можно:
- обеспечивать хранение документов внутри единой корпоративной базы;
- находить интересуемые файлы и выгружать их на конкретный компьютер;
- устанавливать текущий статус интересуемого документа: подписан он или нет, находится на согласовании или признан отклоненным;
- вводить ограничение на доступ к информации для кадрового состава;
- работать с электронными документами с любо точки доступа.1
Ключевое предназначение рассматриваемого в ходе данного исследования вида документооборота состоит в упрощении труда рядовых сотрудников и руководящего состава из-за освобождения при его использовании от нужности заполнять серьезный объем документации. Обширное внедрение в экономическую практику электронного документооборота дает возможность:
1 Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для вузов / Д.Г. Абуладзе, И.Б. Выпряжкина, В.М. Маслова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2024. – 374 с. – ISBN 978-5-534-16669-9. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL: https://urait.ru/bcode/531461, c. 5.

- минимизировать расходы, связанные с приобретением бумаги, канцелярских товаров, с изготовлением печати и с совершением доставок;
- ускорять протекание процессов труда: согласование, подписание, получение закрывающих документов;
- минимизировать роль человеческого фактора с целью минимизации числа совершаемых ошибок.
По данным раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения2 на рисунке 1 нужно привести ключевые понятия системы электронного документооборота.

Весь текст будет доступен после покупки

Нормативные правовые акты
Налоговый кодекс РФ Ч. 2 от 05.08.2000 №117-ФЗ
1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ
2. Арбитражно-процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ.
3. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 от 30.11.1994 №51-ФЗ.
4. Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ О бухгалтерском учете? (ред. от 12.12.2024 №579-ФЗ).
5. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации? (ред. от 12.12.2024
№588-ФЗ).
6. Федеральный закон от 31.07.2021 №248-ФЗ О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации (ред. от 25.12.2024 №625-ФЗ).
7. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ Об электронной подписи (ред. от 04.08.2024 №457-ФЗ).

Весь текст будет доступен после покупки