1. РОЛЬ ПОНЯТИЙ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
На протяжении последнего века документ отождествляется с формой (материальный объект), с функцией (часть письменных доказательств) и со свойством (информация).
В действующем российском законодательстве, а также в ГОСТах нет единого понимания термина «документ», что не может не приводить к проблемам правоприменения, поскольку от участников процесса требуется предоставление документов, информации или сведений. При этом часть документов получает юридическую силу и имеют юридическое значение, а часть лишена этого свойства.
Сейчас существует три различных содержания слова: 1) документ – это материальный объект (прежде всего – бумажный, на котором закреплена текстовая информация в письменном виде) который является частью письменных доказательств в судебной практике (т. е. по сути документ отожествляется с его функцией), 2) это любой материальный объект, который является частью материального мира и предназначен для передачи информации (документ отождествляется с носителем); 3) это собственно документированная информация, часть информации (т. е. документ отождествляется с его свойством) .
Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления её деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса.
Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений .
В современном мире огромное внимание уделяется качеству и правильности составления документа. Ни одно современное предприятие не обходится без документального оформления своей деятельности. Исходя из этого важнейшим направлением управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами и совершенствование всех информационно-документационных процессов .
Поэтому информационно-документационное обеспечение управления
любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как
важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависят быстрота принятия решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счёте получение экономического
эффекта от деятельности фирмы, организации, предприятия .
2. СРАВНЕНИЕ ТЕРМИНОВ В ГОСТАХ
С развитием информационных технологий и соответственно возникновением новых способов и методов работы с документами на всех стадиях и во всех видах их существования особую остроту и социальную значимость приобретает проблема адекватного правового регулирования в указанных сферах деятельности.
В настоящее время в связи с ростом объёма информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растёт. Это обусловливает необходимость чёткой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки .
В данной главе рассматриваются создавшиеся противоречия между законами, Кодексами, подзаконными актами, ГОСТами.
С 1 января 2020 года вступил в действие новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия
и принципы». Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приёмов и практических методов создания, ввода в систему и управления
документами.
В данном ГОСТе «документ», с переводом на английский язык означает следующее:
3.14 документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства (см. 3.10) и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.
А в основном документе по терминам делопроизводства, «ГОСТ 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения » термины выглядят немного иначе:
документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Словосочетание «записанная информация» используется в определении документа, поскольку информация может быть записана только на материальном (вещественном) объекте.
Именно такое определение документа было закреплено в международном стандарте ISO 5127/1-1983 «Документация и информация. Словарь»: «документ – записанная информация, которая может использоваться в качестве единицы в документационном процессе». Данное определение имеет смысл только в совокупности с другими определениями данного стандарта, где «записанная информация» – это «информация, которая накапливается в..., на... или при носителе данных», а «носитель данных», рассматривается как «средство, в… , на… или при котором накапливаются данные, которые предоставляются или передаются».
Весь текст будет доступен после покупки
