Анализ документационного обеспечения управления в Учреждении

Введение 3
Глава 1. Теоретическая часть 8
1.1 Понятие документационного обеспечения управления 8
1.2 Основные принципы документационного обеспечения управления 17
1.3 Роль документации в управлении организацией 18
Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления в Учреждении ..24
2.1 Общая характеристика 24
2.2 Анализ документов, используемых в работе Учреждения 32
2.3 Выявление проблем в документационном обеспечении управления Учреждения 45
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения управления в Учреждении 50
3.1 Разработка рекомендаций по улучшению документационного обеспечения управления 50
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий 58
Заключение 62

Весь текст будет доступен после покупки

На сегодняшний день любую организацию невозможно представить без каких-либо документов, так как именно в них отражается вся важная информация всех государственных учреждений и коммерческих организаций.
Документированная информация является основополагающим элементом управления, поскольку она обеспечивает эффективную производственную деятельность и управление потреблением информации. Именно поэтому на сегодняшний день следует уделять больше внимания совершенствованию работ с документами для повышения эффективности управления. Это связано с тем, что на информации основывается всякое управленческое решение, поэтому качество использования документов является ключевым фактором на пути к успешному управлению.
Эффективность работы управленческого аппарата, а также культура и организация труда работников зависит от организации работы с документами. От того как правильно, качественно и профессионально ведется вся документация организации, зависит успех управленческой деятельности в целом. Кроме того, правильно организованное управление делами помогает сократить время необходимое для поиска, повысить точность и своевременность информации, а также устранить ее избыточность.

Весь текст будет доступен после покупки

1.1 Понятие документационного обеспечения управления

В современном бизнесе, где важно оперативно принимать решения и быстро реагировать на изменения, система документации становится необходимостью. Она позволяет организовать и стандартизировать бизнес-процессы, что повышает эффективность работы организации и улучшает качество продукции или услуг.
Система документации включает в себя различные виды документов: положения, инструкции, отчеты, планы и протоколы. Они помогают обеспечить доступность и сохранность информации, а также контролировать качество документов. Например, положения устанавливают правила и порядок работы в организации, инструкции помогают сотрудникам выполнять задачи в соответствии с установленными процедурами, отчеты и протоколы фиксируют результаты работы.
Для обеспечения эффективного управления и успешной деятельности необходимо получать своевременную и полную информацию. С учетом того, что объем информации в мире растет с каждым годом, правильное ведение документооборота становится все более важным.
Документы играют важную роль в подтверждении факта наличия информации, поэтому работа по составлению и оформлению документов является неотъемлемой частью управления.
Управление организацией - это процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для достижения поставленной цели. Качество управленческих решений зависит от подлинности и оперативности получаемой информации, которая передается дальше в организации.
Для эффективного управления организацией необходимы организационно-распорядительные документы, так как они определяют порядок работы в различных областях управления. Другие виды деятельности управления отражаются в соответствующих документах, например, бухгалтерских документах или актах. При подготовке и принятии правовых актов местного самоуправления следует руководствоваться регламентами, устанавливающими порядок их подготовки и принятия.
Нормативно-правовая база ДОУ включает законы, нормативные и методические документы, регламентирующие работу с документами и функционирование делопроизводственной службы.
Качество управленческих решений зависит от оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Важными правилами формирования документооборота являются оперативность передвижения документа с минимальными затратами времени, сокращение инстанций прохождения документа и планирование прохождения и обработки основных видов документов.
Важно отметить, что система документации должна быть постоянно обновляемой и адаптированной к изменяющимся условиям рынка и внутренним процессам организации. Только так она сможет действительно помочь организации достигать поставленных целей и задач.
Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально выстроенный документооборот ускоряет процесс движения документов внутри организации.
Прием входящих документов в организации может осуществляться централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем-референтом. Важным этапом первоначальной обработки входящих документов является проверка правильности доставки и целостности вложений, а также подготовка документов к передаче по назначению. После проверки конверты распечатываются, документы извлекаются и сверяются наличие приложений. Все документы регистрируются регистрационным штампом с указанием времени поступления. Документы затем распределяются по структурным подразделениям организации и передаются адресатам.
Кроме того, существует возможность получения документов как по почте, так и по электронной почте или по факсу, и их перемещение должно контролироваться службой делопроизводства.
После отбора документов для руководства на начальном этапе рассмотрения, они подвергаются детальному анализу, чтобы руководитель получил только необходимую информацию для решения вопроса. Документы, предназначенные для структурного подразделения или напрямую для исполнителя, отмечаются соответствующим кодом.
Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления, а простые документы обычно рассматриваются в тот же день, когда были получены. По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию.
При получении документа, руководитель должен выдать четкие указания для его исполнения, которые будут отражены в резолюции. Если несколько исполнителей заняты выполнением документа, им необходимо получить копии. Оригинал документа передается ответственному исполнителю, который отмечается в резолюции. Резолюция регистрируется в карточках регистрации, а каждое передвижение документа отмечается в них без расписок. Исполнение документа происходит без прерываний, и процесс отмечается на обратной стороне карточки регистрации. Когда ответный документ готов, он направляется в дело вместе с материалами, на основании которых он был подготовлен. Подшивка документов в дело осуществляется в канцелярии.
Все документы, полученные от граждан в учреждении, регистрируются и учитываются на карточках регистрации в день их поступления. Личный прием граждан также требует регистрации.
Руководитель принимает решения по всем зарегистрированным документам, а ответы на гражданские письма основываются на законодательстве, заявлении и причинах, послуживших составлению жалобы.
Процедура изучения обращений обязательно контролируется, а обращения исполняются в большинстве случаев в течение 15 дней со дня поступления. Если требуется дополнительное изучение документации и обстоятельств, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней, о чем гражданин уведомляется. Результатом решения являются законодательно верно подготовленные ответы, которые направляются заявителю.
В случае отрицательного решения, гражданин получает аргументированный ответ с указанием мотивов отказа на основании российского законодательства и компетентных органов. Весь документооборот учитывается для регулировки загруженности делопроизводителей и подразделений работой с документами, а также для расчета штатной численности службы делопроизводства. При операциях с документами применяются нормативы времени, численности персонала и управляемости.
Нормирование времени определяет количество времени, необходимое для выполнения конкретной работы при определенных условиях труда. Эффективность и надежность управления в учреждении зависят от организации делопроизводства. Системы документооборота создаются для решения задач, поставленных перед учреждением. Документооборот является ключевым элементом любой системы делопроизводства, поэтому важно иметь компетентную службу делопроизводства и вести рациональный документооборот.
Система документации также способствует улучшению коммуникации между сотрудниками и управленческим персоналом, а также сокращает время на поиск и обработку информации. Документация может быть использована для анализа производительности организации, выявления проблемных зон и разработки стратегий для их устранения. Кроме того, документы могут служить основой для обучения новых сотрудников и повышения квалификации существующих.
Примерно двадцать лет назад, единственным способом ведения делопроизводства был бумажный документооборот, при котором документы регистрировались в главных книгах или на широкоформатных листах и затем сдавались в архив. С появлением компьютеров возникла новая форма документооборота - бумажный с использованием компьютеров, но они не были связаны между собой в сеть. Термин "электронный документ" был введен, и он представляет собой документ, который хранится только на компьютере. Однако основные действия с документом по-прежнему проводятся в бумажной форме. При смешанном документообороте передача и подготовка документов происходит через локальную сеть, но юридически документ действителен только на бумаге. При безбумажном документообороте все операции совершаются на компьютере, но такой документ имеет силу только при наличии электронной цифровой подписи, которая является доказательством того, что автор этого документа именно тот человек, чья подпись в нем значится, и что документ не менялся в ходе доставки.
Документационное обеспечение управления позволяет соблюдать требования законодательства и нормативных актов в области управления организацией. Например, ведение учета трудовых книжек сотрудников, составление отчетности перед налоговыми органами, соблюдение правил охраны труда и т.д.
Система документации - важный элемент бизнеса, который помогает стандартизировать процессы и повышать эффективность работы организации. Организации с хорошо организованной системой документации достигают более высоких показателей эффективности и конкурентоспособности, а также снижают риски возникновения ошибок и несоответствий. Система документации должна постоянно обновляться и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и внутренним процессам организации.
Несмотря на высокую оценку эффективности электронного документооборота, в России все еще используются различные виды оборота документов. Однако количество организаций, которые полностью автоматизировали свое делопроизводство, постоянно увеличивается. В будущем электронные технологии должны охватить все организации и учреждения. Бумажные документы все еще необходимы для соблюдения законодательных норм, так как они подтверждают конкретные факты. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, которые могут выступать в качестве оригинала без дублирования бумажной копией. Минкомсвязи активно развивает электронный документооборот на территории РФ и реализует пилотные проекты по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью.
Она способствует улучшению коммуникации между сотрудниками и управленческим персоналом, сокращает время на поиск и обработку информации, а также может быть использована для анализа производительности организации и разработки стратегий для устранения проблемных зон.
Система документации также позволяет сохранять и защищать информацию, контролировать доступ к конфиденциальной информации и предотвращать ее утечку. Документация является основой для принятия решений и планирования деятельности организации, позволяя анализировать данные и выявлять тенденции для прогнозирования развития компании в будущем.
С 2011 года государственные учреждения начали внедрять электронный документооборот и использовать электронные подписи для идентификации документов. Это позволяет ускорить и упростить процесс обмена документами, а также снизить расходы на документооборот и обеспечить высокий уровень безопасности информации. Однако не все организации отказались от бумажных документов, и работа в этом направлении продолжается. В ближайшее время окончательного отказа от бумажных документов не произойдет из-за необходимости обеспечения безопасности информации и создания специальных служб информационно-технологической безопасности. Кроме того, во многих учреждениях и предприятиях РФ смешанный документооборот актуален в связи с передачей на архивное хранение определенной номенклатуры дел на бумажных носителях. Проблема совершенствования документооборота существует и в органах местного самоуправления.
Система документации является неотъемлемой частью любого успешного бизнеса, которая помогает организовать и стандартизировать все процессы внутри компании. Она также позволяет снижать риски и управлять ими, что особенно важно в случае возникновения конфликтов или споров с партнерами и клиентами. Система документации способствует эффективному взаимодействию между отделами и сотрудниками, устанавливает ясные правила и процедуры, стандартизирует рабочие процессы и упрощает коммуникацию.
Документация необходима для эффективного управления организацией, соблюдения законодательства, управления рисками, защиты информации, принятия обоснованных решений и планирования развития компании. Она также является важным инструментом для обучения новых сотрудников и повышения квалификации текущих. Правильно организованная система документации помогает улучшить отношения с клиентами и партнерами, демонстрируя профессионализм и ответственность организации.
Важно, чтобы документация была актуальной и доступной для всех заинтересованных сторон, регулярно обновлялась и соответствовала требованиям законодательства и внутренним процессам организации. Система документации позволяет сокращать время на поиск и обработку информации, а также может использоваться для анализа производительности организации и разработки стратегий для устранения проблемных зон. Она также позволяет сохранять и защищать информацию, контролировать доступ к конфиденциальной информации и предотвращать ее утечку.
Документация является основой для принятия решений и планирования деятельности организации, позволяя анализировать данные и выявлять тенденции для прогнозирования развития компании в будущем. Исследования показывают, что компании с хорошо организованной системой документации имеют более высокую эффективность работы и производительность, чем компании без такой системы. Кроме того, система документации является необходимым элементом для получения сертификации по международным стандартам качества, таким как ISO 9001.

Весь текст будет доступен после покупки

-

Весь текст будет доступен после покупки