Изучение автоматизации системы делопроизводства в условиях Филиала в г. Глазове КУ УР «Республиканский центр социальных выплат».

Введение 3
Раздел 1. Теоретические аспекты автоматизации системы делопроизводства 6
Глава 1. Понятие и предпосылки автоматизации системы делопроизводства 6
Глава 2. Электронный документ. Электронная подпись 17
Глава 3. Российские системы автоматизации делопроизводства 22
Раздел 2. Анализ автоматизации системы делопроизводства в Филиале г. Глазова КУ УР «Республиканский центр социальных выплат» 33
Глава 1. Характеристика Филиала в г. Глазове КУ УР «Республиканский центр социальных выплат» и службы документационного обеспечения управления 33
Глава 2. Технические характеристики, назначение и и применение программы Directum 35
Глава 3. Работа в системе электронного документооборота Directum 39
Заключение 45
Список использованных источников и литературы 46

Весь текст будет доступен после покупки

Тема дипломной работы – Изучение автоматизации системы делопроизводства в условиях Филиала в г. Глазове КУ УР «Республиканский центр социальных выплат».
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой эффективной управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом эффективной реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы документооборота.
В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.
В условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает. По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском, хранением документной информации требуют все большего внимания. Одной из составляющих эффективного решения подобных проблем является использование специального программного обеспечения для автоматизации работы с документами. При этом все сильнее проявляется тенденция использования не отдельных программ для автоматизации выполнения конкретных делопроизводственных функций, а комплексных систем автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов.
Реализация системы автоматизации делопроизводства в масштабе всей организации предполагает использование всеми структурными звеньями унифицированной и строго регламентированной технологии документирования и работы с документами. Чтобы получить реальные преимущества от автоматизации работы с документами и информацией, недостаточно просто закупить и установить соответствующее программное обеспечение. Внедрение и использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления – это радикальное управленческое нововведение, которое представляет собой сложный комплекс мероприятий в различных сферах: организационной, экономической, управленческой, технологической и т. д.

Весь текст будет доступен после покупки

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.
На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота. История российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
А уже в 80-е годы в Советском союзе появились первые отечественные системы электронного документооборота (СЭД). Разрабатывались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС, а позднее стали использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.
В середине 90-х годов подход к разработке СЭД изменился — она стала двухэтапной. Сначала разработчик создавал универсальную основу системы, её ядро, а затем на этапе внедрения её дорабатывали под требования конкретной организации. Это, с одной стороны, уменьшало себестоимость СЭД, а с другой, позволяло гибко изменять функциональность системы и масштабировать её.
На следующем этапе развития СЭД появилось понятие WorkFlow. Оно изменило методологию создания СЭД — разработчики начали ориентироваться на процессы, что позволило создавать системы, нацеленные на управление информацией и способные быстро адаптироваться под изменяющиеся потребности компаний.
Благоприятная экономическая ситуация 2000-х годов способствовала росту во всех отраслях экономики, стимулируя развитие электронного документооборота и разработку новых СЭД и их распространение.
Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.
Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы.
В России вопрос о полном переходе всех подразделений организации полностью на внедрение электронного документооборота встал в настоящее время как никогда остро.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Весь текст будет доступен после покупки

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации :[принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года : одобрен Советом Федерации 26 апреля 2006 года]. - Москва: Кремль, 2006 год. – URL:http://www.consultant.ru.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL : http://www.consultant.ru. П. 3.1.Текст : непосредственный.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов : утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст : дата введения 01.07.2018 : взамен ГОСТ Р 6.30-2003. – Москва :Стандартинформ, 2017. – Текст : непосредственный.

Весь текст будет доступен после покупки