Организация электронного документооборота в сети магазинов розничной торговли.

Список используемых сокращений 2
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы электронного документооборота 6
1.1Основные понятия ЭДО в организации 6
1.2 Достоинства и недостатки ЭДО в сравнении с бумажным документооборотом 7
1.3 Определение основных принципов построения ЭДО в организации 9
1.4 Сравнительный анализ систем ЭДО 11
1.5 Определение условий для создания юридически значимого ЭДО 19
1.6.Обоснование выбора системы ЭДО для выбранного объекта информатизации 20
Глава 2. Обследование объекта информатизации – сеть магазинов розничной торговли. 25
Глава 3 Сопровождение легитимности Организации электронного документооборота в сети магазинов розничной торговли. 31
3.1 Обоснование систем защиты информации. 31
3.2 Организационное сопровождение легитимности Организации 42
Заключение 53
Список литературы 54

Весь текст будет доступен после покупки

Все чаще возникает необходимость в вопросе об автоматизации управления документооборотом. Для большинства современных компаний одной из главных задач является внедрение системы электронного документооборота.
Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов, упрощает доступ к информационным ресурсам и сокращает временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.
Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа
При принятии решения о внедрении СЭД в организации, как правило, нужно руководствоваться такими факторами как: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям.
Актуальность темы обусловлена тем, что в современном мире практически невозможно использовать только бумажный документооборот, за последние пару лет во время пандемии мы в этом достаточно убедились. Прямо из дома можно подать заявление на получение документа, не боясь за свое здоровье и потраченное время.
Хотя общая статистика электронного документооборота на 2020-2021 год говорит о том, что рынок СЭД продолжает расти, однако остается достаточно большое количество предприятий и компаний, где до сих пор используется только бумажный документооборот, что значительно замедляет работу предприятия в целом.

Весь текст будет доступен после покупки

Глава 1. Теоретические основы электронного документооборота

1.1Основные понятия ЭДО в организации

Несколько лет назад о системе электронного документооборота
говорилось как о чем-то далеком, еще недоступном. Но на месте меняется намного стремительнее, чем предполагалось. Сейчас системы электронного документооборота активно внедряются как в крупные, так и малые предприятия. Во многих структурах интерес к возможностям электронного документооборота непрерывно растет. Все это положило начало разработке множества систем документооборота.
Под электронным документом понимается – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.
Закон, которым необходимо руководствоваться при организации ЭДО -Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 №63-ФЗ наиболее значимый сегодня. Он регулирует отношения в области использования электронной подписи (ЭП), которые дают электронным документам юридическую значимую силу. Без нее обмен с контрагентами или государственными органами- актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.
Не менее важны и следующие нормативно-правовые документы, которые регламентируют электронный документооборот в России:
Налоговый кодекс Российской Федерации. Статья 169 регулирует составление счетов-фактур в электронном виде, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.
Так же в Гражданском кодексе Российской Федерации- в статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами в электронном виде.
ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений. Среди основных — приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи". Он утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
Таким образом, под электронным документооборотом в ходе исследования будем понимать такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде.

1.2 Достоинства и недостатки ЭДО в сравнении с бумажным документооборотом

Электронный документооборот процесс длительный и сложный. Именно поэтому важно определить насколько необходимо внедрение для конкретной организации, окупят ли достоинства ЭДО затраты на проект по внедрению и превысят ли достоинства ЭДО его возможные недостатки.
В сравнении с бумажным документооборотом выделяют такие достоинства как:
1. Сокращение времени на обработку документа, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
2. Исключены потери документов (сотрудник не может потерять документ, положить его куда-то и забыть про него)
3. Возможность быстро подготовить необходимые документы к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
4. Своевременная доставка и получение документов (документ не опоздает к нужному сроку, как следствие быстрое решение той или иной задачи)
5. Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
6. Ускорение расчетов и платежей (опять же экономия времени, все процессы происходят намного быстрее)

Весь текст будет доступен после покупки

1. Переход на электронный документооборот: перспективы, риски, правовые последствия [Текст] // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. - 2011. - № 8. - С. 28
2. Мельниченко Д. Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе.
3. Пахчанян А., Романов Д. Системы электронного документооборота// Информационные сегменты веб-сайта.
4. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208с.
5. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М.: ООО" Лаборатория базовых знаний", 2000.-100с.
6. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 1998 - 137 с.
7. Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
8. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов.
9. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота //

Весь текст будет доступен после покупки