В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.
Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Информационно-поисковые базы данных.
Эта категория баз данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы трех типов:
использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.
Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.
Разработка технического задания. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.
Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного приложения, солидность фирмы.
Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания.
Сертифицирование и регистрация программного продукта.
Поддержка и обслуживание системы.
При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.
Выбор фирмы – системного интегратора – целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.
Весь текст будет доступен после покупки
