Организация хранения документов в делопроизводстве.

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..7
ГЛАВА 1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………….10
1.1. Режимы хранения архивных документов………………………………….10
1.2. Размещение документов в архивохранилище. Топографирование………16
1.3. Проверка наличия физического состояния документов и дел……………18
1.4. Создание страхового фонда архивных документов……………………….22
ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В РАМЕНСКОМ ГОРОДСКОМ СУДЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ………………………………………………………………………..29
2.1 Анализ существующих проблем в организации хранения документов……………………………………………………………………….29
2.2 Перспективы развития системы работы в организации хранения документов……………………………………………………………………….31
2.3 Рекомендации по совершенствованию процессов работы в организации хранении документов……………………………………………………………33
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………...36
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………..39
ПРИЛОЖЕНИЕ…………....…………………………………………………….42

Весь текст будет доступен после покупки

Делопроизводство - значение управления документооборотом для компаний несомненно, включая в себя контроль над документами с момента создания их до их хранения. Различные отделы, такие как отдел кадров и архив, принимают участие в этом процессе. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д.
Главная задача - обеспечить правильное обращение и хранение документов для быстрого доступа при необходимости. Установка соответствующих процедур позволяет сделать работу эффективнее и уменьшить количество ошибок.
Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями правил.
При подготовке методических рекомендаций использован процессных подход, позволяющий рассматривать работу архива организации как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности.

Весь текст будет доступен после покупки

ГЛАВА 1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Режимы хранения документов
Технология хранения документов - это комплекс мер, направленных на обеспечение сохранности документов при хранении.
Такие меры включают физическую и химическую обработку документов, создание оптимального режима хранения, восстановление документов и изготовление гарантийных копий. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих потерю документов. Согласно приказу Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 193, существует несколько режимов хранения документов:
1. Световой;
2. Температурно-влажностный;
3. Санитарно-гигиенический;
4. Противопожарный;
5. Охранный.
Световой режим.
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами выполняются в условиях ограниченного освещения.
Бумага под воздействием света становится коричневой и теряет свою механическую прочность, так как в ней происходят значительные изменения. Многие тексты также выцветают от света.
Как естественное, так и искусственное освещение опасно для материалов.
Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Солнечный свет не должен проникать в хранилища и документы.
Естественное освещение на складе допускается только при наличии рассеивателей света и автоматических регуляторов светового потока.
Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.
Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока,
защитных фильтров и жалюзи.
Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах.
Температурно-влажностный режим.
Температура и влажность являются основными факторами, обеспечивающими сохранность архивных фондов. В помещениях хранения должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим для документов с учетом их специфики. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения. Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик самого здания. Микроклимат помещений характеризуется погодными и климатическими изменениями и инерционностью их проявления.
Микроклимат документов - условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования и транспортировки.
Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%.

Весь текст будет доступен после покупки

1. А.М. Лобанова, В.В. Тюрин // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики. – Москва, 2019. – С. 240-248.
2. Алексеева Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам // Делопроизводство. – 2020. – № 2. – С. 66-74.
3. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова ; ред. В. П. Козлов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Академия, 2019. – 276с.
4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации / Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова, Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. – 2020. – № 3. – С. 75-82.
5. Ахметова А.В. История архивов в России (дореволюционный период) / А.В. Ахметова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Федер. агентство по образованию, Гос. образоват. учреждение высш. проф. образования "Комсомольский-на-Амуре гос. техн. ун-т", 2019. – 118 с.
6. Арасланова В.А., Арасланова В.А. Проблемы ведомственных архивов на современном этапе // Система ценностей современного общества. – 2019. – № 21. – С. 115 – 119.
7. Ермоленко В.В. Оцифровка архивной документации (на примере ГКУ «Крайгосархив») / В.В. Ермоленко, В.В. Королева // Проблемы общества и экономики, основанных на знании: инновации и неоиндустриализация. – Краснодар, 2020. – С. 160-168.
8. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. - 4-е изд., перераб. и доп. - Москва : Издательство Юрайт, 2024. - 545с.

9. Латышева, Н. А. Архивы судов в условиях цифровой трансформации / Н. А. Латышева // Российский судья. – 2021. – № 3. – С. 54-59.

Весь текст будет доступен после покупки