Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.
Роль документов в процессе управления характеризуется, структурой и составом современной управленческой документации. На Рисунке 1 представлена модель, иллюстрирующая взаимодействие субъекта и объекта управления.
Рисунок 1. Модель взаимодействия субъекта и объекта управления
В качестве субъекта управления выступают органы управления и лица, принимающие решения. Объектом управления являются отдельные работники, структурные подразделения или организация в целом, деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей организации.
Управление организацией иными словами делопроизводство, является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации, так и так и развитие организации в целом. Управленческие воздействия на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме.
Делопроизводство ? деятельность по обеспечению документирования, документооборота и использования документов до их передачи на архивное хранение.[9]
Принятие и реализация управленческих решений связано с взаимодействием с соответствующей документированной информацией.
Документированная информация ? это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит.[1]
Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе и может быть получена из любого источника.
Документированная информация включает в себя:
? Документы внешнего происхождения, применяемые в организации (нормативные правовые акты, документы по стандартизации и др.);
? Документы внутреннего происхождения, разрабатываемые и применяемые в организации (документированные процедуры, техническая документация, организационные, распорядительные, справочно-информационные документы и др.);
? Записи.
Документированная процедура ? установленный и документировано оформленный способ осуществления деятельности в системе менеджмента качества.[7]
Документ ? зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[7]
Управление документированной информацией должно распространяться как на документы внутреннего, так и внешнего происхождения.
Входом процесса управления документацией являются:
? Документация внутреннего и внешнего происхождения;
? Потребности в создании или изменении документа системы менеджменте качества (СМК);
? Требования к документации.
Выходом процесса управления документацией являются утвержденные, соответствующие последней версии, идентифицированные, доступные для персонала предприятия документы СМК.
Критерии результативности:
? Соответствие используемых на предприятии экземпляров документа СМК последней версии;
? Доступность документов СМК.
Процесс выпуска документации, постановки на учёт в общем виде отражён на Рисунке 2.
Рисунок 2. Управление документацией
При управлении качеством, документированная информация выступают в качестве средства фиксации, накопления информации, а также средства коммуникации обеспечивая прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления.
Ответственность за управление документированной информацией в общем виде представлено в Таблице 1.
Таблица 1 ? Матрица распределения ответственности при выполнении работ по управлению документацией
Направление работ Ответственный за процесс Ответственный исполнитель Соисполнители
Методология управления документацией Представитель руководства по качеству Бюро СМК Начальники подразделений
Управление организационно-распорядительной документацией Начальник управления СМК Секретариат Канцелярия Начальники подразделений
Управление конструкторской документацией Начальник КБ Главные конструкторы по темам ОГТ, отдел метрологии, бюро стандартизации, Производство
Управление технологи- ческой документацией Начальник отдела главного технолога ОГТ КБ, бюро стандартизации, ОТК, Производство
Управление стандартами предприятия Представитель руководства по качеству Бюро стандартизации Подразделения
Управление договорами (контрактами) на поставку продукции Генеральный директор Заместители генерального директора КБ, ОГТ, ОТК, бюро СМК, Производство
Управление документацией внешнего происхождения Заместитель генерального директора – главный инженер Подразделения полнаправления Бюро стандартизации
Разработка и ведение контрольных экземпляров документов Заместитель генерального директора главный инженер Начальники подразделений по направлениям Держатель подлинника документа
Проверка, согласование, визирование документов Первый зам. генерального директора Начальники подразделений по направлениям Подразделения по направлениям
Утверждение документов Генеральный директор Начальники подразделений Бюро стандартизации
Рассылка учтенных рабочих документов Бюро стандартизации Держатель подлинника Подразделения
Внесение изменений и изъятие всех замененных (отмененных) документов Заместитель генерального директора – главный инженер Держатель подлинника документа Подразделения
Внедрение и выполнение требований документов Первый зам. Генерального директора Подразделения Бюро СМК
Измерение, анализ, улучшение Начальник управления СМК Бюро СМК Подразделения
Документооборот представляет собой системное перемещение документов внутри организации с момента их получения (создания) до момента отправки (исполнения) документа либо помещения документа в дело.[10]
Эффективное управление документами невозможно без установления организацией единых требований к системе учета документированной информации.
Номенклатура дел ? систематизированный перечень заголовков дел организации, указанием сроков их хранения.[9]
Присвоение номенклатуры решает следующие задачи:
? Распределение документов в дела;
? Обеспечение безошибочного и более быстрого поиска документов;
? Учет дел.
Выделяю следующие виды систем управления документом:
1) Бумажный документооборот;
2) Бумажный документооборот с использованием персональных компьютеров;
3) Смешанный документооборот;
4) Электронный документооборот.
Документооборот организации в общем виде содержит следующие категории документов:
? Внешняя нормативная документация (законодательные акты, постановления правительства РФ, указы президента РФ и пр., технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр.);
? Судебно-претензионная документация (претензии, иски, определения и пр.);
? Правоустанавливающая документация (устав, лицензия, Свидетельство государственной регистрации ЮЛ, свидетельство на право осуществления деятельности, свидетельство о постановке на налоговый учет, доверенности и пр.);
Весь текст будет доступен после покупки
