Анализ проблем учёта и хранения документов в архивах коммерческих организаций и пути их решения

Содержание
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы изучения учета и хранения документов в архивах коммерческих организаций 5
1.1 Сущность и структура документооборота в организации 5
1.2. Значение архива документов в коммерческих предприятиях .......................
1.3. Обеспечение сохранности и учета документов в архивах коммерческих организаций 14
Глава 2. Исследование порядка учета и хранения документов в определенной организации................ 29
2.1. Характеристика архивного отдела Управления культуры и архивного дела администрации Ливенского района Орловской области...................................29
2.2. Организация учета и хранения документов в архиве...................................32
2.3. Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности документов в архивах организаций.....................................................................35
Глава 3. Оптимизация учета и хранения документов в архивах коммерческих организаций 38
3.1 Проблемы учета и хранения документов в архивах коммерческих организаций 38
3.2. Преимущества и эффективность цифрового архивирования организации электронного архива документов 41
Заключение 45
Список использованных источников 48

Весь текст будет доступен после покупки

Еще со времен создания первых бумажных документов появилась потребность в обеспечении их сохранности. Раньше документы могли хранить в свитках, сундуках, ящиках. Независимо от формы хранения документа цель была одна – обеспечение сохранности и, в случае необходимости, наличие доступа к документам для оперативного поиска нужной информации. Со временем документов стало все больше, а вместе с этим более остро стоял вопрос организации грамотного архивного хранении.
На современном этапе документоведения и архивоведения есть множество способов хранить документацию: в специальных папках, архивных коробах; на стеллажах или в закрытых шкафах. В архивном хранении документов нуждается каждая организация, в процессе деятельности которой образуется документация: организационная, распорядительная, кадровая, бухгалтерская и т.д.
Актуальность исследования определяется тем, что в процессе работы любой организации образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. По Федеральному закону об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ обязанность сохранять архивные документы есть не только у органов власти, но и у коммерческих организаций, ИП, нотариусов на частной практике. Правила ее исполнения утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
С проблемами в части архивного хранения сталкиваются многие организации. Проблем архивного хранения на современном этапе достаточно много: начиная от отсутствия необходимых внутренних нормативных документов в части архивного хранения, заканчивая банальной нехваткой кадров.

Весь текст будет доступен после покупки

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
1.1 Сущность и структура документооборота в организации
Документооборот в современной компании – это, прежде всего, система движения документов с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации.
Исходя из своего назначения, документооборот может быть внутренним, когда документы создаются внутри компании и не выходят за ее пределы (это регламенты, приказы, распоряжения, листы согласования и т.п.) и внешним, когда документы помимо самой организации используются в расчетах с ее контрагентами (это договора, товарные накладные, различные акты и т.п.). Как показывает практика, сложности у предприятий возникают в обеих ситуациях.
По мнению Сологуб О.П., документооборот – это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Документооборот в организации подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
– кадровый;
– производственный;
– административно-хозяйственный;
– управленческий;
– бухгалтерский.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Конституция Российской Федерации (Принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) // Российская газета. 1993. № 237.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) от 31 июля 1998 года N 146-ФЗ
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 356 [Электронный ресурс] // ИПС «Гарант». URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.
5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 25.11.2017.Собрание законодательства РФ. 2006. №31 (ч.1). Ст. 3448.
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 29.07.2017) // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3451.
7. Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. №77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" [Электронный ресурс] // https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407519908/
8. Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с Положением о Федеральном архивном агентстве) // Собрание законодательства РФ. 2016. № 26 (ч. 1). Ст. 4034.
9. Указ Президента Российской Федерации от 09 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» // Собрание законодательства РФ. 2017. № 20. Ст. 2901.
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации». Собрание законодательства Российской Федерации. 28 сентября 2020 г. № 39 Ст. 6056.
11. Алисултанова И. А., Алисултанова И. А. Организация электронного архива документов: преимущества и эффективность цифрового архивирования //Вестник КНИИ РАН. – 2020. – №. 3. – С. 11-15.
12. Артемова М. М., Коротченко А. Н. Повышение эффективности документооборота организации как инструмент конкурентоспособности //Финансовые рынки и банки. – 2023. – №. 1. – С. 83-89.
13. Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) : учебное пособие / М.И. Басаков. - Москва: КноРус, 2018. – 216 с
14. Букреева О.Г. Правила работы архивов организаций: история и перспективы развития // Вестник архивиста. – 2020. – № 4. – С. 1046-1057.
15. Гришанова Т. В. Особенности внедрения электронного документооборота в деятельность организации //Вестник образовательного консорциума среднерусский университет. Информационные технологии. – 2020. – №. 2. – С. 34-36.
16. Документ. Архив. Информационное общество: сборник материалов IV Международной научно-практической конференции / сост.: Е. М. Бурова, О. Е. Антонова. –М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2020. – 636 с.
17. Ермоленко В. В., Капистко Д. Г. Организация инновационного электронного архива документов //Управление инновационной экосистемой региона и коммерциализацией нововведений. Организационное, аналитическое и информационно-документационное сопровождение деятельности инфраструктуры. – 2021. – С. 255-266.
18. Заборовская С. В. Облачные технологии в архивном хранении документов //Документ в социокультурном пространстве региона: теория, история и современность. – 2020. – С. 13-19.

Весь текст будет доступен после покупки