Служба делопроизводства в структуре организации

Введение ………………………………………………………………………..8
1 Теоретические основы организации службы делопроизводства .....……..14
1.1 Сущность, назначение службы делопроизводства в структуре организации …..………………………………………………………………..14
1.2 Нормативно-правовое регулирование деятельности службы делопроизводства в структуре организации …...............................................23
2 Анализ организации работы службы делопроизводства в структуре Управления делами Правительства Липецкой области …...………………..28
2.1 Организационно-правовая характеристика Управления делами Правительства Липецкой области …………………….……………………..28
2.2 Анализ структуры, численного состава, оснащения и деятельность службы делопроизводства в структуре Управления делами Правительства Липецкой области ……………………………………………………………..31
3 Рекомендации по совершенствованию деятельности службы делопроизводства в структуре Управления делами Правительства Липецкой области …………...………………………………………………...35
3.1 Разработка рекомендаций по применению организационно-правовой документации по регулированию деятельности службы делопроизводства в Управлении делами Правительства Липецкой области ….………………...35
3.2 Разработка рекомендаций по оптимизации организации и деятельности службы делопроизводства в Управлении делами Правительства Липецкой области …………………………………………...46
Заключение …………………………………………………………………….48
Список использованных источников ………………………………………...50
Приложение А Распоряжение Правительства Липецкой области от 10.06.2022 № 20-р «Об утверждении Положения об управлении делами Правительства Липецкой области»…………………………………………..53
Приложение Б Указ Губернатора Липецкой области о системе и структуре органов исполнительной власти Липецкой области. ……….………………59
Приложение В Указ Губернатора Липецкой области от 02.11.2022 № 33 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей с изображением герба Липецкой области»………………………………………………………………………...64

Весь текст будет доступен после покупки

Актуальность темы исследования. Служба делопроизводства в структуре организации - это особая сфера деятельности, регламентированная законодательными, нормативными и нормативно–методическими актами.
Документированная информация является основой управления, ее эффективность во многом зависит от производства и потребления информации.
С каждой минутой объем документов по всему миру увеличивается, а их обработка усложняется, поскольку различные документы имеют юридическую силу только при проведении обязательных процедур по их оформлению. Оформление внутренних, исходящих и входящих документов, сортировка, подписание и присоединение документов к работе, принятие решений об архивировании, передаче или уничтожении документов в архиве занимает много времени. Все это невозможно без обеспечения надлежащей организации работы с документом.
Организация работы с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организованность сотрудников и культуру труда. Успех управленческой деятельности в целом зависит от количества профессионально созданных документов.
Офисная работа является важнейшим фактором правильного распределения управленческих функций между сотрудниками и структурными подразделениями. Оптимизированная система система систематического ведения дел сокращает время, затрачиваемое на исследования, повышает надежность и своевременность информации и устраняет избыточность.

Весь текст будет доступен после покупки

1 Теоретические основы организации службы делопроизводства.
1. 1 Сущность, назначение службы делопроизводства в структуре организации.

Функционирование и методическое руководство системы делопроизводства заложены в компетенции Федерального архивного агентства. А непосредственно разработкой стандартов и форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, именуемое как Росстандарт.
Основная цель делопроизводства – формирование достойного регулирования управленческих процессов в процессе организации работы с документами. Первоочередные задания в области делопроизводства охватывают:
– создание документов, фиксирование информации на носителе;
– учет документов для контроля за их дальнейшим;
– организация хранения документов.
– распределение документов для дальнейшего исполнения, либо же осуществления управленческих решений;
Чтобы руководитель мог качественно исполнять свои обязанности путем принятия решений и оперативно давать указания исполнителям, он должен владеть полной, своевременной, достоверной информацией. Следовательно, главную цель делопроизводства можно трактовать как обеспечение эффективного управления, и чтобы достигать эту цель необходимо соблюдение таких принципов, как:
– унификация - все должно подчиняться единым правилам;
– стандартизация - четко придерживаться госстандартов;
– выстроенная система нормативно-методического регулирования - документооборот выстраивается по единым требованиям;
– централизация методического обеспечения и контроля - осуществляется централизованно: Росархивом и Госстандартом;
– децентрализация, которая определяет цели и устанавливает локальные требования исходя из собственных особенностей органа, либо организации;
– комплексность - осуществление задач происходит согласованно, целенаправленно;

Весь текст будет доступен после покупки

1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2 Федеральный закон от 21.12.2021 № 414-ФЗ (ред. от 15.05.2024) «Об общих принципах организации публичной власти в субъектах Российской Федерации»
3 ISO/IEC 17799 - 2005 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью».
4 ISO 15489 - 2001 «Информация и документация - Управление документацией»
5 ISO 15489 – 1
6 ISO/ TR 15489-2
7 Конституция РФ, принятая 12.12.1993 (с изм. от 01.07.2020)
8 Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
9 Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
10 Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
11 Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»
12 Федеральный закон от 22.07.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Весь текст будет доступен после покупки