Разработка системы электронного документооборота организации

ВВЕДЕНИЕ 4
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ 8
1. Анализ предметной области и способов создания системы электронного документооборота организации 9
1.1. основные понятия, нормативно-правовая база автоматизированного документооборота 9
1.2. Анализ структура организации 24
1.3. Анализ систем автоматизированного документооборота предприятия 28
1.4. Разработка и требования к системе автоматизированного документооборота организации 40
2. Реализация системы электронного документооборота организации 49
2.1. Построение имитационной модели системы электронного документооборота организации 49
2.2. Оценка эффективности системы документооборота организации 61
2.3. Анализ экономической эффективности внедрения СЭД на предприятие» 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ 77

Весь текст будет доступен после покупки

В современных реалиях довольно трудно представить большие кипы различного рода документов на столе у сотрудников предприятий, даже если это глобальная корпорация или же небольшая частная фирма. Для того чтобы идти в ногу со временем на помощь предприятиям приходят системы автоматизации документов и документооборота или, как их также называют, EDMS (Electronic Document Management System) - индивидуально настроенные системы, позволяющие управлять различной информацией и документацией.
Если посмотреть с практической точки зрения, то автоматизация документооборота значительно облегчает жизнь, ведь данные системы позволяют проводить работу с документами с минимальным человеческим участием, ведь внутри системы документы создаются, хранятся в архивах, могут редактироваться, отслеживается их визирование и проводятся многие другие, удобные для работников, функции.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Анализ предметной области и способов создания системы электронного документооборота организации
1.1. основные понятия, нормативно-правовая база автоматизированного документооборота

Согласно истории – первое упоминание автоматизированного документооборота можно найти в России 80ых годов прошло столетия, примерно в это время и началось активное развитие данного направления. Каждая система была заточена под определенную компанию, однако при этом – подобные системы использовал в основном государственный сектор. Подобные системе можно было увидеть в ЦК КПСС, а также при первом президенте СССР.
В России было принято выпускать системы собственного производства, хотя по ходу истории было множество предложений из других стран, которые Россия постоянно отвергала. Здесь важно отметить главное различие СЭД России и зарубежных стран, оно заключается в том, что весь документооборот в России устроен по горизонтали, то есть все документы проходят от исполнителя по всему руководству. В тоже время, оборот документов в других странах организован по вертикали, то есть он не задерживается на одном уровне долгие промежутки времени, в этом и есть основное различие. Поэтому в целом, делопроизводство в России сильно отличалось от того, что можно было увидеть в других странах.
Основное развитие систем документооборота приходится на 90ые годы после развала СССР. Именно в это время, данная сфера деятельности начала набирать популярность, поэтому многие компании были заинтересованы в подобных разработках, поэтому было создано свыше 20 различных систем. Раньше подобные системы встраивались в основном в крупные или средние предприятия, однако сейчас, популярность продолжает расти, поэтому подобные системы можно найти и в малом звене бизнеса, так все компании стремятся к тому, чтобы сделать документооборот максимально удобным и эффективным для этой цели происходит внедрение СЭД.
Для большего понимания темы, следует рассмотреть основную терминологию в данной сфере. Для начала обратимся к термину “электронный документ” – здесь важно отметить, что в разных НПА он имел совершенно разное значение. Например, до его утверждения – использовали термин электронного сообщения, электронной подписи и т.д. Сейчас все эти термины имеют обособленно значение (приложение 1).
В современном законодательстве отсутствует официальное определение автоматизированного документооборота, однако его можно проследить в документах отдельно взятых компаний. Общее определение это система электронного оборота (СЭД), суть работы которой заключается в процессе сопровождения управления работой организации для более эффективного управления её функциями. Здесь подразумевается, что весь процесс управления опирается на документы, в которых содержатся те или иные инструкции для работников компании.
Весь документооборот, это единый цикл, который поделен на ряд отдельных этапов:
1) Прием
2) Регистрация
3) Рассылка
4) Контроль исполнения
5) Формирование дел
6) Хранение
7) Повторное использование документации
Для большего понимания процесса документооборота следует рассматривать его как потоки, которые помогают обеспечить прямую и обратную связь в управлении той или иной организации. Под документопотоком принято понимать совокупность документов одного назначения (вида), которые следуют единому маршруту. Именно при помощи потоков документы двигаются внутри организации. Потоки бывают различными – выделяют вертикальные и горизонтальные, разница заключается в том через какие уровни управления они проходят. Соответственно на горизонтальном движении документы остаются на той же планке управления, просто проходя от одного человека к другому, а при вертикальном движении – документы идут вверх по иерархии (например, от менеджеров к начальству выше). Именно документопотоки позволяют объединить различные уровни управления в компании.
Помимо этого, документопотоки делят на типы – исходящие, внутренние и входящие. Под входящими потоками принято понимать потоки, которые поступают из:
1) Вышестоящих организаций – это могут поручения, директивы и различного рода указания и приказы
2) Это могут быть документы из различных подведомственных организациях, которые содержат отчеты или задачи или различны вопросы по деятельности
3) Это могут быть различные предложения о сотрудничестве из других компаний
4) Ну и самое последнее, это могут быть различные обращения обычных граждан
Под исходящими документами принято понимать различного рода документы, которые создают в ответ на входящие, хотя бывают и случае когда эти документы обособлены от входящих (например, когда организация отправляет приказы).
Далее следует выделить последний тип, а именно внутренние документы. Такие документы циркулируют внутри организации и не покидают её пределы. Зачастую они касаются вопросов внутри предприятия, которые связаны с его отделами или отдельными сотрудниками.
При документообороте не самую последнюю роль играет и объем такого оборота, который включает в себя количество различных документов, которые поступили в организацию в определенный отрезок времени, чаще всего использую месяц или год. Именно на основе объема документооборота, подбирают эффективную СЭД, так как каждая СЭД настроена на свой объем документов (некоторые лучше справляются с маленькими объемами, а некоторые с большими). Именно правильный выбор СЭД влияет на эффективность всей организации, так как документы, это важный структурный элемент.

Весь текст будет доступен после покупки

1. Федеральный Закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ
2. Федеральный закон от 24.04.2020 №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
3. Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 (ст. 2; ст. 11)
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. п.76.
5. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению

Весь текст будет доступен после покупки