Совершенствование процесса регистрации документов (на примере МАДОУ №24)

ВВЕДЕНИЕ 4

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 7

1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов 7
1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов 11
1.3 Регистрация и индексация документов 15

2 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В МАДОУ №24
28

2.1 Общая характеристика МАДОУ № 24 28
2.2 Процесс регистрации документов в МАДОУ №24 32
2.3 Совершенствование процесса регистрации документов МАДОУ №24 39

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 46

ПРИЛОЖЕНИЯ 50

Весь текст будет доступен после покупки

Интенсивное развитие всех сторон общественной жизни, рост числа объектов и субъектов управления, сопровождается возрастающими потоками документов, которые составляют основу управления. Организация работы с документами является одним из важных направлений управленческой деятельности.
Деятельность образовательной организации также сложно представить без документального сопровождения основной деятельности, реализации намеченных планов и поставленных целей. Внутри организации происходит непрекращающийся обмен входящими, исходящими и внутренними документами. В процессе работы данного обмена немаловажную роль играет регистрация. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший найти нужную информацию по документу и сам документ. Указанную задачу можно выполнить, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо необходимо организовать учет всех документов, как проходящих через организацию, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Рациональная организация процесса регистрации - необходимое условие для эффективной работы с документами. Данным фактом объясняется актуальность темы исследования.

Весь текст будет доступен после покупки

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов

Организацию работы с документами, документирование и весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив обеспечивает делопроизводство.
В качестве синонима «делопроизводства» в последнее десятилетие употребляется термин «документационное обеспечение управления. Определение данного понятия зафиксировано в национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.08–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, документационное обеспечение управления – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Управление документами – это совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организации с целью доказательства проведения деловых управленческих операций .
Несмотря на развитие систем управления, способов и методов документирования, появление новых электронных технологий, в настоящее время для обозначения работы с документами употребляются три термина: делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документацией.
Такая ситуация объясняется различным уровнем развития организаций, их размером (малые, средние, большие), организационно-правовой формой, а также возможностью применения новых информационных и коммуникационных технологий, психологическими особенностями руководителей .
Последние два термина подчеркивает информационно-технологическую составляющую современной организации делопроизводства и документооборота.
Документооборотом называются процессы движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело.
Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой системы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения управленческих решений .
Как уже было сказано, документооборот представляет собой комплекс процессов работы с документами. Согласно ГОСТу Р 52292–2004, «процесс» - это изменение свойств некоторого объекта (при взаимодействии с другими элементами системы или внешней средой или в результате внутренних действий) или его перемещение в пространстве» .
По определению ИСО, процессом называется также вид деятельности, управляемый в целях преобразования определенных ресурсов в определенный результат. В стандарте ИСО 15489 выделяются следующие процессы управления документами: включение документов в систему; регистрация; классификация; классификация доступа и защиты; установление порядка и сроков хранения; хранение; использование; обеспечение сохранности. Все перечисленные процессы присутствуют на различных этапах документооборота. Любой процесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Некоторые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утверждении .
По этапам обработки документов выделяют три основных информационных потока: внутренние, входящие и исходящие. Каждый из этих потоков имеет свой маршрут следования и свои процессы работы.
К внутренним относятся документы, разрабатываемые должностными лицами, в соответствии с внутренними правилами разработки. К процессам работы с внутренними документами относятся:
– разработка проекта;
– согласование содержания проекта с заинтересованными должностными лицами;
– корректировка содержания и оформление документа;
– проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;
– тиражирование и регистрация;
– доведение до исполнителей;
– исполнение и контроль за исполнением;
– снятие с контроля;
– помещение исполненного документа в дело, текущее и архивное хранение, уничтожение .
Работа с входящими документами включает в себя следующие процессы, выглядит следующим образом:
– доставка документов по различным каналам связи;
– первичная обработка;
– регистрация;
– передача на рассмотрение руководству;
– рассмотрение и оформление резолюции;
– постановка на контроль;
– передача исполнителю;
– исполнение и контроль исполнения;
– снятие с контроля и помещение исполненного документа в дело;
– текущее и архивное хранение документа;
– уничтожение.
К исходящим документам относятся документы, составленные на предприятии и отправленные за его пределы. Процессы работы с этим документальным потоком:
– составление и оформление документа;
– согласование документа;
– подписание и утверждение;
– регистрация;
– отправка документа;
– помещение второго экземпляра документа в дело .
Кроме того, регистрация обеспечивает учет, контроль и возможность поиска документов. Если процесс регистрации организован с соблюдением всех правил и рекомендаций, то делопроизводственной службе не составит труда навести справки и местонахождении документа на любой стадии работы с ним.

Весь текст будет доступен после покупки

Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями дополнениями) [Электронный ресурс] / Электрон. Данные / Система ГАРАНТ. – URL: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный. – Загл. с экрана. – (Дата обращения 21.01.2023)
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 02.02.2023)
3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[Электронный ресурс]//Консультант Плюс.- Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения02.02.2023 ).
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 - Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://gostinform.ru/gosty/gost-r-iso-15489-1-2007.shtml, свободный.- Загл. с экрана - (Дата обращения 02.02.2023).

Весь текст будет доступен после покупки