1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации документов
Организацию работы с документами, документирование и весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив обеспечивает делопроизводство.
В качестве синонима «делопроизводства» в последнее десятилетие употребляется термин «документационное обеспечение управления. Определение данного понятия зафиксировано в национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.08–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, документационное обеспечение управления – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Управление документами – это совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организации с целью доказательства проведения деловых управленческих операций .
Несмотря на развитие систем управления, способов и методов документирования, появление новых электронных технологий, в настоящее время для обозначения работы с документами употребляются три термина: делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документацией.
Такая ситуация объясняется различным уровнем развития организаций, их размером (малые, средние, большие), организационно-правовой формой, а также возможностью применения новых информационных и коммуникационных технологий, психологическими особенностями руководителей .
Последние два термина подчеркивает информационно-технологическую составляющую современной организации делопроизводства и документооборота.
Документооборотом называются процессы движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело.
Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой системы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения управленческих решений .
Как уже было сказано, документооборот представляет собой комплекс процессов работы с документами. Согласно ГОСТу Р 52292–2004, «процесс» - это изменение свойств некоторого объекта (при взаимодействии с другими элементами системы или внешней средой или в результате внутренних действий) или его перемещение в пространстве» .
По определению ИСО, процессом называется также вид деятельности, управляемый в целях преобразования определенных ресурсов в определенный результат. В стандарте ИСО 15489 выделяются следующие процессы управления документами: включение документов в систему; регистрация; классификация; классификация доступа и защиты; установление порядка и сроков хранения; хранение; использование; обеспечение сохранности. Все перечисленные процессы присутствуют на различных этапах документооборота. Любой процесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Некоторые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утверждении .
По этапам обработки документов выделяют три основных информационных потока: внутренние, входящие и исходящие. Каждый из этих потоков имеет свой маршрут следования и свои процессы работы.
К внутренним относятся документы, разрабатываемые должностными лицами, в соответствии с внутренними правилами разработки. К процессам работы с внутренними документами относятся:
– разработка проекта;
– согласование содержания проекта с заинтересованными должностными лицами;
– корректировка содержания и оформление документа;
– проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;
– тиражирование и регистрация;
– доведение до исполнителей;
– исполнение и контроль за исполнением;
– снятие с контроля;
– помещение исполненного документа в дело, текущее и архивное хранение, уничтожение .
Работа с входящими документами включает в себя следующие процессы, выглядит следующим образом:
– доставка документов по различным каналам связи;
– первичная обработка;
– регистрация;
– передача на рассмотрение руководству;
– рассмотрение и оформление резолюции;
– постановка на контроль;
– передача исполнителю;
– исполнение и контроль исполнения;
– снятие с контроля и помещение исполненного документа в дело;
– текущее и архивное хранение документа;
– уничтожение.
К исходящим документам относятся документы, составленные на предприятии и отправленные за его пределы. Процессы работы с этим документальным потоком:
– составление и оформление документа;
– согласование документа;
– подписание и утверждение;
– регистрация;
– отправка документа;
– помещение второго экземпляра документа в дело .
Кроме того, регистрация обеспечивает учет, контроль и возможность поиска документов. Если процесс регистрации организован с соблюдением всех правил и рекомендаций, то делопроизводственной службе не составит труда навести справки и местонахождении документа на любой стадии работы с ним.
Весь текст будет доступен после покупки
