Глава 1 Теоретические аспекты управления персоналом проекта
?1.1 Сущность управления проектами и понятие команды
Чтобы раскрыть суть управления проектами, нужно вернуться к определениям самого проекта, какой он есть.
Проект – это ограниченная во времени серия действий с общей целью: создание нового продукта или услуги и достижение результатов.
Далее мы раскроем сущность управления проектами.
Управление проектами — это способ организации работы для достижения всех целей проекта. Следует выполнять задачи, соблюдать и оставаться в рамках бюджета. Быть высококлассным, иметь потребность в специальных знаниях проекта, управленческие навыки, умение решать проблемы и работать в команде.
Управление проектами часто путают с управлением, отключение можно визуализировать в виде таблицы.
Таблица 1.
Отличия разных систем управления
Традиционный менеджмент Управление проектами
1) Ориентирован на ход событий;
2) Важен процесс работы;
3) Нет дедлайнов;
4) Распределяются позиции;
5) Монотонная регулярная работа;
6) Постоянный персонал, занимающий определенные позиции; 1) Ориентировано на достижение цели;
2) Важен результат;
3) Работа связана с соблюдением сроков;
4) Распределяются ресурсы;
5) Разнообразные задачи;
6) Проектные команды разных специалистов;
Управление проектами – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот метод руководства помогает выявить важные для развития компании задачи, распределить и направить силы на их достижение.
Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, сроки и прогресс на каждом этапе. После завершения работы вы можете оценить результаты по каждому процессу отдельно и с точки зрения конкретного проекта.
Некоторые рутинные процессы требуют много времени для управления и получения неочевидных результатов, поэтому их проще автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшить скрипты продаж, нам пришлось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это утомительно, дорого и неточно из-за человеческого фактора.
Есть рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Стандарты управления проектами следующие:
• Общественные - разработка и применение в профессиональных сообществах;
• Предприятие – разработка и использование внутри предприятия;
• Частные — созданы специально для конкретных проектов.
Существуют международные стандарты управления проектами — правила организации работы в разных странах. Одним из самых известных стандартов является PMBOK (Руководство по своду знаний по управлению проектами). Это руководство по управлению проектами, которое охватывает всю терминологию и основные принципы. Его используют более чем в 160 странах мира.
Роль проекта — это набор ролей и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK определяет следующие роли:
• Покупатель. Утверждает запросы и рассматривает результаты, может менять приоритеты.
• Спонсоры. Согласовывает цели, бюджет и сроки, выделяет необходимые ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, следит за соблюдением требований.
Важная тема – организация работы в коллективе. Чтобы сформировать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт и личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие типы ролей существуют:
• Председатель – руководит командой, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – Дисциплинированный сотрудник, выполняющий обычные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новые идеи и умеет решать нестандартные задачи.
• Оценщик – анализирует разработанную концепцию, идеи и предложения, чтобы команда могла принимать взвешенные решения.
• Shaper – побуждает команду к действию, помогает направить внимание и задать рамки для групповых дискуссий в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывает помощь в сложных ситуациях, является хорошим наставником для новичков.
Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлечь дополнительных специалистов или, наоборот, исключить ненужных.
Руководитель проекта или руководитель проекта – это человек, ответственный за достижение поставленных целей. Он несет полную ответственность за настройку рабочего процесса: создает план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, корректирует ход работ и следит за сроками.
В своей работе руководитель проекта должен обладать следующими компетенциями:
• Навыки управления проектами, включая стратегическое мышление, навыки прогнозирования и планирования.
• Опыт. Чем больше кейсов у менеджера проекта, тем лучше он понимает, как управлять бюджетом, решать различные задачи и взаимодействовать с командой.
• Техническая готовность. Эффективный руководитель проекта – это не просто руководитель, а грамотный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что понимает особенности проекта: IT-сфера, строительство, архитектура или другие направления.
• Умение работать с людьми. Умение проектировать и отлаживать работу в команде — половина успеха проекта.
• Личные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитическое мышление, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.
Преимущества управления проектами:
• Способность расставлять приоритеты и определять цели;
• Контроль всех этапов работы;
• Разработка критериев оценки эффективности;
• Быстрое выявление рисков и их предотвращение;
• Оптимизация ресурсов и бюджета;
• Прозрачная система мотивации персонала;
• Быстрое принятие решений без излишней бюрократии.
Недостатки формата:
• Недостаток ресурсов. Малые предприятия часто не имеют достаточно денег, чтобы перераспределить бюджеты и другие ресурсы между несколькими проектами.
• Высокие требования к управленческой квалификации. На рынке не хватает проектных менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Трудности перехода. Преобразование традиционной системы управления в систему управления проектами требует много времени и усилий.
Все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их также называют жизненным циклом проекта. Рассмотрим основные этапы управления проектами в таблице ниже.
Таблица 2.
Этапы управления проектом
Этап Описание
Инициирование проекта На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.
Планирование проекта Необходимо определить, как именно будет выполняться проект:
утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
определить перечень работ;
расставить приоритеты;
продумать критерии оценки работы;
распределить бюджеты;
установить сроки;
сформировать команду и раздать обязанности;
продумать систему контроля.
Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.
Исполнение проекта Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.
Мониторинг и контроль проекта Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.
Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.
Закрытие проекта На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.
Управление проектами — один из самых передовых методов управления в компании. Он используется для решения задач в любой сфере: экономике, общественной деятельности или управлении государством. Проектный подход позволяет заранее определить ключевые цели и максимально эффективно использовать бюджетные и другие ресурсы. Однако сама по себе система проблему не решит. Для того чтобы настроить управление согласно специфике и целям конкретной компании, необходим грамотный менеджер.
1.2 Организационные структуры управления проектом
Организационная структура определяет направления выполнения проектов в компаниях и правила распределения ресурсов под конкретный проект. Идеальных организационных структур для управления проектами не существует, но есть несколько основных типов: функциональная, матричная и проектная. Эти организационные структуры различаются как степенью управленческой ответственности, так и полномочиями в принятии решений и степенью свободы руководителя проекта и его команды.
Весь текст будет доступен после покупки
